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Wie startet man perfekt in den Arbeitstag?

Sechs Antworten auf eine Frage, die sich schon in den ersten zehn Minuten nach Ankunft im Büro entscheidet.

22.04.2015 Daniel Hüfner

Der ideale Start in den Arbeitstag: So legst du los

In der Psychologie gibt es Fachwort für ein sehr verbreitetes Phänomen: Prokrastinieren. Dinge Aufschieben, die an sich erledigt werden müssen. Ein Phänomen, das insbesondere vielen Webworkern nicht fremd sein dürfte: das Aufschieben und ständige Verplempern kostbarer Arbeitszeit. Oft sind es die üblichen Verdächtigen: die klingelnde WhatsApp-Gruppe auf dem Smartphone, der eigene Facebook-Stream oder einfach nur der Plausch mit dem geschwätzigen Kollegen im Flur. Daneben gibt es noch weitere tückische Störfaktoren – etwa das exzessive Abhalten von Meetings oder der verzweifelte Versuch, der E-Mail-Flut schon auf dem Weg zur Arbeit durch unkoordiniertes Lesen, Löschen und Beantworten Herr werden zu wollen.

Einer Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company zufolge kostet das nicht nur Nerven, sondern auch Geld . Auf 60 Millionen Dollar wurden die Kosten für einen 10.000 Mitarbeiter starken Konzern im vergangenen Jahr taxiert, würde man Zeit tatsächlich als bares Geld behandeln. Nicht zuletzt bleibt so auch der persönliche Erfolg des einzelnen Mitarbeiters auf der Strecke. Wie aber starte ich eigentlich idealerweise in den Arbeitstag, um auch am Abend zufrieden nach Hause gehen zu können? Sechs Antworten für die ersten zehn Minuten im Büro.

1. Der Arbeitstag beginnt mit einem freundlichen "Guten Morgen"

Ob Führungskraft oder Mitarbeiter, ob Montag oder Freitag – beginnen Sie den Arbeitstag erst, wenn Sie alle schon anwesenden Kollegen in Reichweite freundlich begrüßt haben. Leider ist das nicht für jeden selbstverständlich, dabei zahlt das gehörig mit auf das soziale Kompetenzkonto ein, was die Beliebtheit und die Karriereaussichten auf Dauer erhöht.

Übrigens: Führungskräfte können die Gelegenheit auch nutzen, um ihr Team mit einem kurzen Briefing auf den bevorstehenden Arbeitstag einzustimmen .

2. Machen Sie es sich gemütlich

Start in den Tag
Ist alles ergonomisch? Schreibzeug griffbereit? Hast Du genug Licht?

Kaum im Büro und schon stürzen Sie sich in die Arbeit? Probieren Sie es doch erst mal mit mehr Gemütlichkeit. Stellen Sie zum Beispiel sicher, dass Stuhl und Monitor der Ergonomie entsprechend eingestellt sind, Sie Utensilien wie Tastatur, Maus, Telefon und Schreibzeug jederzeit bequem zur Hand nehmen können und auch die Licht- und Luftverhältnisse stimmen.

Wer in Unordnung arbeitet, riskiert früher oder später hohe Zeitverluste. Schaffen Sie sich eine konstruktive Wohlfühl-Atmosphäre am Arbeitsplatz.

3. Reflektieren Sie, was Sie tun

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg, sagte der Legende nach schon der chinesische Philosoph Laozi im sechsten Jahrhundert. Umgemünzt auf den Arbeitsalltag heißt das: Haben Sie das nächste Erfolgserlebnis sicher im Blick, können Sie auch viel produktiver in den Tag starten. Wo aber wollen Sie eigentlich hin?

Um Sackgassen zu vermeiden, ist eine ständige Selbstorientierung wichtig. Nehmen Sie sich also jeden Morgen etwa zwei Minuten Zeit, um zu reflektieren: Was sind meine aktuellen Ziele? Was habe ich den vergangenen Tagen schon erledigt? Wie ist zum Beispiel der aktuelle Status meines Projekts und was kann ich heute tun, um den nächsten Schritt zum Abschluss zu gehen?

4. Checken Sie ihre To-do-Liste

Vielleicht führen Sie schon du eine To-do-Liste, in der Sie die Aufgaben organisieren. Eine solche Liste ist jedoch niemals starr, sondern ständig in Bewegung. Nahezu stündlich wird sie von unbekannten Variablen beeinflusst, die Sie nicht vorhersehen können.

Ergänzend zu Punkt 2 sollten Sie die To-do-Liste deshalb jeden Morgen einem kurzen Check unterziehen und sich folgende Fragen stellen: Sind die gelisteten Aufgaben überhaupt noch aktuell? Welche sind nicht nur dringend, sondern auch für ihren persönlichen Erfolg wichtig? Priorisieren Sie! Als hilfreich hat sich die 1-3-5-Regel erwiesen . Tipp: realistisch bleiben und nur Ziele setzen, die garantiert bis Feierabend erledigt werden können.

5. Ablenkungen souverän zu vermeiden – Zeit gewinnen

Ob der geschwätzige Kollege am Kaffee-Vollautomat, das Status-Update der Facebook-Freunde oder der neueste Schrei auf YouTube: Der Start in den Arbeitstag steckt voller Überraschungen. Alles spannend, nur nicht gewinnbringend. Wer erfolgreich arbeitet, weiß mit diesen Fallstricken souverän

Deshalb: Halten Sie nicht mehr Meetings ab, als unbedingt nötig, vermeiden Sie unwichtige Telefonate und lernen Sie vor allem, sich vom Flurfunk nicht zu sehr vereinnahmen zu lassen. Ebenfalls tückisch ist auch die Aufschieberitis, die vor allem durch Social Media und das eigene Smartphone provoziert wird: Dagegen helfen Tools wie Rescue Time, SelfControl oder die Pomodoro-Technik.

6. Beantworten Sie E-Mails nach System

Auch wenn Dienste wie Slack oder HipChat auf dem Vormarsch sind, sind E-Mails noch immer das meist genutzte Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Zwar erzeugen sie wegen ihrer vergleichsweise kurzen Bearbeitungszeit das Gefühl, Dinge effektiv zu erledigen, in Wahrheit aber lenken sie nur von den zuvor formulierten Tageszielen ab.

Umso wichtiger ist es daher, dass Sie E-Mails wirklich nach System und keinesfalls ad hoc bearbeiten. Die E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.

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