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Was an Reisekostenabrechnungen am meisten nervt

In den meisten Unternehmen gibt es eine Reisekostenrichtlinie. Doch ein Drittel der Mitarbeitenden hält sich nicht daran - besonders was die Kosten betrifft.

28.10.2015 Susann Klossek
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Wenn die Reisekostenrichtlinien nicht befolgt werden, können schnell hohe Kosten entstehen. (Foto: Peshkova / Shutterstock.com)

Studie zu Business-Reisen

Bahn oder Flugzeug? Taxi, U-Bahn oder eigenes Auto? AirBnB, Pension oder Fünf-Sterne-Hotel? Und was nervt die Mitarbeiter am meisten? Antworten auf diese Fragen gibt in nahezu allen Unternehmen die Reisekostenrichtlinie, die in immerhin 80 Prozent der Firmen vorhanden ist. Aber Richtlinie hin, Richtlinie her: Mehr als jeder dritte Angestellte halten sich zumindest ab und an nicht daran. Zu diesem Ergebnis kommen der "Business Traveller Report 2015" und die Studie "Geschäftsreiseprozesse" von Techconsult und Concur. Befragt wurden 1.520 Geschäftsreisende aus Unternehmen aller Größen, die mindestens einmal pro Monat für die Firma reisen.

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Business-Travel unter der Lupe: Die Studie zeigt, an welche Vorgaben sich Mitarbeiter von Unternehmen nicht halten. (Foto: Concur)

Budget überschritten

Klare Richtlinien für Geschäftsreisen sind noch keine Garantie dafür, dass diese auch eingehalten werden. Besonders gern wird der finanzielle Rahmen gesprengt, 29 Prozent der Befragten überschreiten das Limit regelmäßig. Denn Geschäftsreisende legen beim Buchen einer Reise den Fokus auf die schnellste Verbindung und gern auch auf den Komfort. Kosten werden dabei leicht zur Nebensache.

Streiks, Flug- und Zugausfälle und damit verbundene Stornierungsgebühren, zusätzliche Übernachtungskosten oder Kosten für Taxifahrten etc. schrauben die Kosten weiter nach oben. Kein Wunder also, dass 18 Prozent der Unternehmen im vergangenen Jahr ihr Reisebudget im Schnitt um 15 Prozent überschritten haben.

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Problemfall Vorfinanzierung: Viele Mitarbeiter müssen ihre eigene Kreditkarte einsetzen, um eine Reise vorzufinanzieren. (Foto: Concur)

Auch der vorgegebene Buchungsweg wird gern umgangen. Buchungen außerhalb der vorgegebenen Kanäle haben aber Konsequenzen. Fehlen dem Unternehmen bis zur Kostenabrechnung die nötigen Informationen zu diesen Trips, ist das schlecht für die Budget-Transparenz. Reisende lassen sich zudem bei Notfällen nicht lokalisieren und das Unternehmen kann seiner gesetzlich vorgeschriebenen Fürsorgepflicht nicht nachkommen.



Problemfall Vorfinanzierung von Reisen

Allerdings müssen auch die Unternehmen umdenken. Noch müssen 68 Prozent ihre Auslagen während der Reise mit der privaten Kreditkarte vorfinanzieren. Selbstredend wird die Abrechnung sofort nach einer Reise abgewickelt.Die Rückerstattung dauert allerdings: Im Schnitt 2 Wochen, in Härtefällen bis zu 7 Wochen.

Und offenbar hält es auch nicht jeder Geschäftsreisende so genau mit der Abrechnung: Unübersichtlichkeit, fehlende Transparenz, komplizierte, umständliche Abrechnungsprozesse sowie die späte Rückzahlung führen dazu, dass Geschäftsreisende die Abrechnung gern zu ihren Gunsten anpassen: 16 Prozent gaben zu, schon mal eine private Quittung in die Abrechnung geschmuggelt oder die Kilometeranzahl zu ihren Gunsten aufgerundet zu haben.

Automatisierung

Reisetätigkeiten und damit verbundene administrative Prozesse verursachen im Durchschnitt 16 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens. Umso wichtiger ist es, auch diese Prozesse zu automatisieren. Auch zum Wohle genervter Mitarbeitender, die dann vielleicht die Richtlinien auch besser einhalten.

Befragt nach den größten Painpoints kamen oft identische Antworten: Das Sortieren der Belege und das Erstellen der Abrechnung nervt. Der Prozess ist kompliziert und oft nicht nachvollziehbar. Und das alles kostet nach einer Reise viel Zeit, die die Angestellten gern für andere produktive Dinge nutzen würden.

Die Reisekostenabrechnung ist ein gutes Beispiel, wie ein weiterer Schritt in die Digitalisierung die Kostenkontrolle verbessert, den Mitarbeitern besseren Service liefert und alle Beteiligten zufriedener macht. Lösungen werden etwa im Bereich Enterprise Content Management in der Halle 3 der CeBIT im kommenden März gezeigt.

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