Social Collaboration

Social Collaboration in ECM-Systemen

Collaboration-Möglichkeiten in Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) verändern betrieblichen Alltag und Unternehmenskultur. Lesen Sie, worauf es ankommt.

16.01.2017 Brigitte Järmann

Teamwork mit Taktik und Technik

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Mit Social Feeds können ECM-Systeme um praktische Collaboration-Funktionen erweitert werden. (Foto: Gajus / Shutterstock.com)

In der digitalen Welt werden soziale Kontakte, das Networking und die Geschäftskorrespondenz zu einem stetig wachsenden Teil virtuell gepflegt. Dennoch ist das Potenzial der digitalen Kommunikation noch lange nicht ausgeschöpft – zum Beispiel im Enterprise Content Management (ECM) steckt noch eine Menge Potenzial.

Digitale Archivsysteme haben in vielen Unternehmen schon länger die Papierarchive ersetzt. Das Angebot an Software-Lösungen für ein professionelles Dokumentenmanagement-System (DMS) beziehungsweise ein umfassendes Enterprise-Content-Management-System ist groß. ECM-Systeme können flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP, CRM, CAD und E-Mail sowie in die Programmanwendungen verschiedener Betriebssysteme integriert werden. Zusammen mit neuen Tools und Features haben sie sich damit zum Dreh- und Angelpunkt schlanker administrativer und organisatorischer Prozesse entwickelt.

Genau deshalb ist es sinnvoll, so genannte Social Feeds in ECM-Systeme einzubauen. Sie ermöglichen Nutzern einen interaktiven, projekt- und dokumentenbezogenen Austausch, der alle bisherigen Ereignisse zentral und transparent abbildet. Im Zweifel ist den Mitarbeitern die Nutzung bereits aus dem privaten Umfeld bekannt, etwa durch Facebook, LinkedIn oder Xing.

Feeds sorgen für Transparenz

Die neuen Feed-Funktionen von ECM-Systemen sind nach dem Kommunikationsprinzip sozialer Netzwerke wie etwa Facebook aufgebaut und in den Unternehmenskontext übersetzt. Anwender können eigene Feeds zu einem Dokument eröffnen oder vorhandene Feeds kommentieren, eine Zeitleiste übernimmt die Gruppierung. In den Feeds lassen sich Beiträge verfassen sowie Einträge oder Aktionen kommentieren. Im Idealfall zeigt das Tool alle Versionsänderungen chronologisch und übersichtlich an.

Die Feed-Funktionen bilden die Basis der Social Collaboration. Diese umfasst alle Bereiche der betrieblichen internen und externen Zusammenarbeit: vom Wissenstransfer über die gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung digitaler Dokumente und Medien bis hin zur aktiven orts- und zeitunabhängigen Mitarbeit an Projekten.

Dabei geht es einerseits darum, Wissen und Erfahrungen interaktiv auszutauschen, andererseits, dokumentenbezogene Kommunikation, Ereignisse und Versionsänderungen übersichtlich darzustellen. Zudem lassen sich Aktivitäten anzeigen, die den Geschäftsprozess betreffen, zum Beispiel über Workflows, Clients oder Fremdapplikationen wie ERP- und CRM-Systeme.

Passende Kultur etablieren

Normalerweise orientiert sich die Evaluation neuer Business-Software und deren Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur hauptsächlich an technischen Fragen und liegt folgerichtig in der Verantwortung der IT-Abteilung. Bei Social Collaboration ist jedoch entscheidend, wie Teamwork und interne Kommunikation funktionieren – damit wird es schnell zu einer Frage der Unternehmenskultur. Beim Einführen solcher Tools sind darum insbesondere das Management und Personalverantwortliche in der Pflicht, eine entsprechende Kultur im Nutzungsverhalten derartiger neuer Instrumente zu etablieren.

Viele Mitarbeiter dürften mittlerweile die Nutzung sozialer Netzwerke gewohnt sein. Doch worin unterscheiden sich die Kommunikationsregeln der Social Collaboration von denen sozialer Netzwerke? Und wie können die Mitarbeiter dazu motiviert werden, Social Feeds gewinnbringend für die Teamarbeit zu nutzen? Softwarelösungen, Applikationen und Module sind nur so gut, wie sie von den Unternehmen implementiert und von den Mitarbeitern akzeptiert werden. Die Akzeptanz ist entscheidend für die spätere Nutzung. Zu oft schon sind in Unternehmen teure Lösungen angeschafft worden, aber an der mangelnden Nutzung der Mitarbeiter gescheitert.

Für eine nachhaltige, erfolgreiche Umsetzung eines Social-Collaboration-Projekts sind folgende Punkte erfolgsentscheidend:

1. Mitarbeiter beteiligen: Die Zusammenarbeit steht und fällt mit der Motivation der einzelnen Teammitglieder. Deshalb ist es wichtig, sie möglichst früh miteinzubeziehen, etwa schon beim Bedürfnisnachweis, der Wahl neuer Collaboration-Tools sowie bei der Definition der Kommunikationsregeln. Dabei ist wichtig, vor allem die Vorteile, die die Nutzung der neuen Anwendung für die Mitarbeiter mit sich bringt, deutlich nach vorn zu stellen. Je mehr die Mitarbeiter das Positive in der Anwendung sehen, die Chancen, die sich ihnen eröffnen, desto stärker die Akzeptanz.

2. Training: Mitarbeiter, die privat auf Facebook oder Twitter aktiv sind, sind grundsätzlich mit Social Media und deren Anwendungen bereits vertraut. Andere brauchen mehr Unterstützung, um sich an die neuen Funktionen heranzutasten. Eine Person aus dem Projektteam sollte damit betraut werden, bei Bedarf Hilfe zu leisten. Das fördert die Akzeptanz bei der Einführung des neuen Moduls.

3. Zentralisierter Kommunikationskanal: Damit alle Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellsten Stand sind, sollte die dokumenten- und projektbezogene Kommunikation ausschließlich über die Feed-Funktion stattfinden. Vermeiden sollte man unbedingt parallele oder doppelte Infos per E-Mail. Das schafft nicht nur mögliche Unsicherheiten, Doppelarbeit und Verwirrung, es hindert vor allem daran, dass sich die neuen Tools schnell etablieren.

4. Inhaltliche Regeln aufstellen: Für eine effiziente Zusammenarbeit ist wichtig, dass der Austausch auf der Social-Collaboration-Plattform in geordneten Bahnen verläuft. Anders als bei herkömmlichen Social Media sind private Meinungen und Wertungen sowie Small Talk tabu. Gleiches gilt für ausufernde und mit Links und Hashtags überladene Beiträge.

5. Datenschutz und internes Regelwerk: Das Übertragen von Geschäftsprozessen an Software und Online-Tools erfordert klare Regeln zu Datenschutz und -sicherheit. Die Mitarbeiter sollten transparent über die allgemeinen Datenschutzbestimmungen und betriebsinternen Vorgaben informiert werden, etwa darüber, was mit Feeds ehemaliger Mitarbeiter passiert.

6. Möglicherweise ist die Einführung von Social Collaboration Software mitbestimmungspflichtig, sprich der Betriebsrat sollte frühzeitig mit eingebunden werden. Dabei kann es hilfreich sein, ihn recht frühzeitig zum Teil des gesamten Prozesses und der Entscheidungen zu machen. Auch hier zeigt eine enge Zusammenarbeit oftmals als sehr hilfreich im Sinne des Projekts.

Kommunizieren 2.0

Wissen teilen und vernetzt arbeiten ist ein Erfolgsfaktor für die Zusammenarbeit im Team und eine wichtige Voraussetzung für ein Unternehmen, im Wettbewerb zu bestehen. Genau das ermöglichen Social-Collaboration-Tools auf der Basis einer zentralen digitalen Informations- und Wissensplattform. Das Kommunikationsprinzip via Social Feeds ist bei vielen Nutzern von Social-Media-Plattformen bereits weitgehend bekannt – neue Funktionen können durch intuitives Benutzen schnell erlernt werden. Der Knackpunkt liegt weniger in der Technik als vielmehr im Nutzungsverhalten und in der Etablierung einer neuen Kommunikationskultur in den Unternehmen.

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