Digital Office - ECM/Input/Output

Ob rein oder raus – ECM kennt sich aus

Vorsicht beim Umgang mit E-Mails und anderen Dokumenten! In Halle 3 erfahren Sie, wie Sie Prozesse optimieren, ohne Compliance-Kriterien zu verletzen.

17.02.2016
ELO Digital Office

E-Mails einfach löschen, wenn der Postkasten überquillt? Vorsicht! Viele Mails müssen nachvollziehbar und strukturiert gespeichert werden. § 257 Handelsgesetzbuch verpflichtet Kaufleute, empfangene und abgesandte Handelsbriefe samt Anhang sechs Jahre lang aufzubewahren – Faxe, E-Mails und alle anderen elektronischen Dokumente eingeschlossen. Aber nur dann, wenn sie Außengeschäfte betreffen. Private E-Mails von Mitarbeitern dagegen dürfen auf gar keinen Fall aufbewahrt werden.

In der modernen Geschäftskommunikation alle Compliance-Anforderungen exakt zu erfüllen, ist ein Kunststück, das mit konventionellen Mitteln kaum zu vollbringen ist. Allein um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren, ist eine lange Reihe gesetzlicher Kriterien einzuhalten – etwa zur Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen.

"Auf der CeBIT widmen wir uns intensiv der Frage, wie besonders kleine und mittelständische Unternehmen mit Enterprise Content Management ihre Geschäftsprozesse optimieren und dabei sämtliche Compliance-Anforderungen erfüllen können", sagt Frank Früh, ECM-Experte des Digitalverbands Bitkom. Im Bereich " ECM, Input/Output Solutions " in Halle 3 können sich Besucher über aktuelle Trends rund um Collaboration-Tools, Prozessautomatisierung, mobile ECM-Lösungen sowie moderne Systeme zum Drucken und Scannen informieren. Betriebe erfahren, wie sie ihre Geschäftskommunikation optimieren. Experten teilen ihr Wissen zu wichtigen gesetzlichen Fragen. Aktuelle Lösungen, die auf der CeBIT 2016 diskutiert werden, betreffen Multichannel-Input-Management, MPSDocument Capturing, Social Media, E-Post oder De-Mail.

Unter anderem präsentiert die Stuttgarter ELO Digital Office GmbH in Halle 3 ein neues, kostengünstiges E-Mail-Management-Paket. "Per One-Click-Installation erlaubt es eine komplett regelbasierte E-Mail-Archivierung für Microsoft Exchange", erklärt Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. Neben der serverbasierten E-Mail-Archivierung beinhalte die Software einen vollwertigen ELOxc Client for Microsoft Outlook zur manuellen, strukturierten Ablage von E-Mails. Eine leistungsstarke Enterprise-Search-Technologie sorgt laut Mosbach für das schnelle Auffinden der archivierten Informationen. Außerdem hat ELO Digital Office die erweiterte ECM-App "ELO 9 for Mobile Devices" und die Version 10 seiner ECM-Software für mittelständische bzw. große Unternehmen im Messegepäck. "Last, but not least zeigen wir diverse neue Fachlösungen – vom Rechnungsmanagement über die E-Akte bis hin zum Besuchermanagement", so Karl Heinz Mosbach.

Auch Omnichannel-Input-Management steht im Fokus der CeBIT. "Das Ziel dieser Verwaltungs- und Archivierungssysteme ist die korrekte Zuordnung, Bearbeitung und Beantwortung aller eingehenden Kommunikation, Dokumente und Informationen", erklärt Bitkom-Experte Frank Früh. "Sämtliche Kanäle wie E-Mail, Social Media, klassische Briefpost und Fax sind dabei integriert."

Ebenso wichtig ist das Output-Management: "Dabei geht es darum, Dokumente und Informationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in elektronischer oder physischer Form zu versenden. Dies umfasst Software zur Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie auch die physische Produktion bis hin zur Verteilung", erläutert Frank Früh. Wie beim Input-Management sei auch hier das Ziel "höhere Kundenzufriedenheit bei deutlich geringeren Betriebskosten".

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