Digital Office - ECM/Input/Output

No Limits – total digital mit ECM

Geschäftsabläufe optimieren, um Zeit und Geld zu sparen – diesem Hauptziel des Mittelstands widmet sich der Bitkom in Halle 3.

20.01.2017
no limits digital office
Zur CeBIT finden Sie BITKOM in Halle 3.

"Digitalisierung – jeder redet darüber und denkt dabei an disruptive Geschäftsmodelle, Big Data, selbstfahrende Autos und allerlei andere Dinge, die neuerdings miteinander sprechen können", sagt Frank Früh vom Hightech-Branchenverband Bitkom. Den meisten Mittelständlern geht es dem ECM-Experten zufolge aber um etwas viel Einfacheres: "Sie suchen erst einmal nach Mitteln, um ihre Geschäftsabläufe zu optimieren, also Zeit und Geld zu sparen."

Mittelständler, die mit der Digitalisierung im Kleinen anfangen wollen, können sich auf der CeBIT 2017 erste Orientierung und handfesten Rat holen. Unter dem Titel "No Limits – total digital mit ECM" stellt der Bitkom in Halle 3 Innovationen im Enterprise Content Management vor. Aus vier Bereichen besteht die "Digital Office Area" des Branchenverbands, an dem Experten die modernen ECM-Möglichkeiten erläutern.

"Die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Arbeitsplatz sind enorm und bereits deutlich sichtbar", begründet Frank Früh den Bereich "Total digitales Arbeiten" des Gemeinschaftsstands. Während der klassische Nine-to-five-Büroarbeitsplatz in den meisten Organisationen "dem Schicksal der Dinosaurier" zu erliegen drohe, wie der Bitkom feststellt, halten Konzepte wie "Vertrauensarbeitszeit" und "Vertrauensarbeitsort" in modernen Organisationen Einzug. Frank Früh: "Der Wissensarbeiter von heute möchte zeit- und ortsunabhängig arbeiten und auf alle dafür notwendigen Informationen zugreifen können." Mobile Lösungen, Online- und Offline-Zugriff auf Dokumente und die Freigabe von Rechnungen und Urlaubsanträgen von unterwegs oder auch von der Couch aus – das sind laut Früh Beispiele dafür, wie mobile ECM-Lösungen effizientes Arbeiten ermöglichen. Früh: "Kollaborationsfunktionen erlauben es heute, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, auch über Unternehmensgrenzen hinweg. Zugleich erfreuen sich die Cloud und das mobile Scannen zunehmender Beliebtheit."

Unter dem Titel "Total digitale Prozesse" denkt der Bitkom an seinem Stand auch die Begriffe Kommunikation und Input-/Output-Management neu: "Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert" – entsprechende Aussagen kommen nicht mehr nur von IT-Anbieter-Seite. Liegen eingehende Informationen wie Bestelldaten, Rechnungsdaten oder Informationen zu einer Kündigung digital vor, laufen die sich daran anschließenden Prozesse heute zunehmend automatisiert ab. So kann man beispielsweise elektronische Rechnungen "blind" verbuchen, ohne dass ein Mensch sie sich im Detail angeschaut haben muss.

Frank Früh: "Eine konsequente Digitalisierung von Prozessen wird zwangsläufig auch zu Veränderungen von Output-Prozessen führen. Hierbei ist wesentlich, dass sich der Kunde zunehmend individualisiert und als Subjekt auch wahrgenommen werden will." Das bedeute u.a., dass eine Kundenanfrage nicht nur selbstverständlich korrekt beantwortet werden muss, sondern auch über den vom Kunden bestimmten Kommunikationskanal und in möglichst kurzer Zeit.

Unter dem Titel "Total erlaubt oder doch verboten?" teilen die Experten am Bitkom-Stand schließlich auch ihr Wissen über GoBD, eIDAS, ZUGFeRD und weitere Normen zur Verarbeitung und rechtssicheren Archivierung von Dokumenten. "Welche Richtlinien sind für wen relevant, welche sind verbindlich und welche nur ein mehr oder minder gut gemeinter Rat? Wir erklären, zeigen Chancen und Grenzen auf, hinterfragen und diskutieren mit Ihnen über die relevanten regulatorischen Themen", so ECM-Experte Frank Früh.

Dabei werde nicht nur die Anbieter-Seite zu Wort kommen. Auch Anwender betreten die Digital Office Stage des Bitkom, um aus ihren Projekten zu berichten. ECM-Kernfunktionalitäten wie Dokumentenmanagement, elektronische Akte und Archivierung werden von ihnen live vorgeführt. Auch für spezielle Anwendungsfälle wie die digitale Personalakte, die Vertragsverwaltung oder die digitale Kundenakte sind Lösungen zu sehen.

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