Digital Office - ECM/Input/Output

Mobile Capture erfasst die ECM-Welt

Dokumente per Smartphone fotografieren und weiterverarbeiten – im digitalen Büro wird das Standard sein, sagen Experten.

02.02.2017
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"Aus unternehmerischer Sicht sind papierbasierte Prozesse risikobehaftet, teuer, unübersichtlich und ineffizient", sagt Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Digitalverband Bitkom . "Viele Prozesse werden deshalb ohnehin schon komplett digital abgewickelt – warum dann nicht auch Mobile Capture einsetzen?"

Das Verfahren bezeichnet – kurz gesagt – das Fotografieren eines Dokuments per Smartphone oder Tablet sowie die Erfassung und Weiterverarbeitung der Inhalte mit Software auf dem gleichen Gerät. Frank Früh sieht in der mobilen Anwendung eine "herausragende Gelegenheit, die Kommunikationsprozesse innerhalb von Unternehmen, aber auch zwischen den Unternehmen und ihren Kunden entscheidend zu vereinfachen und zu beschleunigen."

Sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für Mobile Capture hat der Bitkom im Personalmanagement ausgemacht: "Über eine App können sich interne Interessenten direkt auf eine offene Stelle bewerben. Anschreiben, Lebenslauf, Zertifikate und weitere Dokumente lassen sich einfach abfotografieren oder aus dem Gerätespeicher hinzufügen", so Frank Früh.

Das Einreichen von Krankmeldungen und das Einsenden von Reisekostenbelegen und Abrechnungen sind weitere Szenarien, bei denen Mobile Capture im Unternehmen eingesetzt werden kann. "Ein wesentlicher Vorteil für das Unternehmen sind der einheitliche Eingangskanal, eine einheitliche Struktur der Dokumente und Daten sowie das direkte Auslösen von Geschäftsprozessen/Workflows und der Archivierung", sagt der ECM-Experte Frank Früh. Zusätzlich können Druck- und Portokosten eingespart werden.

Auch im Online-Banking dürfte sich Mobile Capture in naher Zukunft durchsetzen. Nach Angaben des Bitkom erwarten mehr als 40 Prozent der Kunden von ihrer Bank, dass ihnen in den kommenden drei Jahren komfortable Zahlungsverkehrsdienste über Smartphone und Tablet zur Verfügung gestellt werden. Die mobile Erfassung von Zahlungsbelegen werde bald "zu einem alltäglichen Service werden, der das Smartphone des Kunden mit seinem persönlichen Online-Finanzportal verknüpft", glaubt Frank Früh. Ein Vorteil: Der Kontext der Finanztransaktion wird bei der mobilen Erfassung erkannt. "Aus dieser Situation können Interaktionsdienste wie Call, Call Back, Messaging und Online-Chat gestartet werden – ein Mehrwert, der dem Kunden ohne Mobile Capture nicht zuteil werden kann", so Früh.

Mit der "Digital Office Area" in Halle 3 bietet der Bitkom auf der CeBIT 2017 einen Anlaufpunkt für alle, die sich über Mobile Capture und andere ECM-Trends informieren wollen. Im Fachforum "Digital Office Stage" finden hier während der gesamten Messe Expertenvorträge zu den Chancen und Herausforderungen bei der Umsetzung des digitalen Büros statt.

Im 2016 erschienenen Bitkom-Leitfaden "Mobile Capture: Scannen mit dem Smartphone" werfen Experten des Bitkom-Arbeitskreises Input- & E-Mail-Management einen Blick auf bereits realisierte Anwendungsbereiche des Mobile Capture. Unternehmen sollen sich so ein Bild vom Stand der Technik machen können. Frank Früh: "Der Leitfaden liefert Anregungen, wie die eigenen Geschäftsprozesse durch Mobile Capture unterstützt oder sogar komplett verändert werden können."

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