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Elektronische Rechnungen rechnen sich

Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sparen große Unternehmen viel Zeit und Geld. Das Datenformat ZUGFeRD sorgt dafür, dass auch der Mittelstand davon profitieren kann. Doch dieser zögert noch.

17.02.2016
Bitkom 2015

"Für Unternehmen, die noch nicht von der klassischen papierbasierten Rechnung auf das elektronische Format umgestiegen sind, wird es höchste Zeit", sagt Frank Früh, Bereichsleiter Enterprise Content Management beim Bitkom. "Große Unternehmen setzen das digitale, papierlose Büro mit Hilfe von ECM-Systemen allmählich in die Tat um. Doch bei kleinen und mittelständischen Betrieben herrscht Nachholbedarf", so Früh. Gerade das vom Bitkom mitentwickelte einheitliche Datenformat ZUGFeRD sorge dafür, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen heute von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren und erhebliche Kosten sparen könnten. "Außerdem möchten wir unsere Rechnungen ebenfalls unterwegs per Laptop oder Smartphone freigeben und nicht den Papierstapel mit nach Hause nehmen müssen", so Früh.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Rechnungen aus verschiedenen Kanälen integriert elektronisch verarbeiten zu müssen. Die Zielsetzung besteht stets darin, Papierbelege vom weiteren Prozess auszunehmen, mithin zu vernichten. Die digital erfassten Rechnungen sollen damit insbesondere auch den steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften genügen und den Vorsteuerabzug sicherstellen. Rechnungen sollen idealerweise in einem gemeinsamen Prozess verarbeitet und in einem geeigneten System verwaltet werden können.

Auf der CeBIT 2016 sind die digitale Rechnungsverarbeitung, die elektronische Rechnung und ZUGFeRD zentrale Themen der Halle 3, in der sich alles um das digitale Büro und Enterprise Content Management dreht. Der Bitkom ist mit einem Gemeinschaftsstand im Bereich " ECM, Input/Output Solutions " vertreten: Im "ECM Solutions Park" zeigen Bitkom-Mitglieder ein breites Lösungsangebot rund um die digitale Verarbeitung von Dokumenten im Unternehmen.

"Rechnungen rechnen sich" lautet auch einer der sechs Schwerpunkte im CeBIT ECM Forum . Die Vorträge im Themenblock beschreiben die Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch ECM-Software – vom Scannen über die Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe bis hin zur Aufbewahrung. An ihren Ständen geben die Experten handfeste Tipps, wie man mit Rechnungen umgehen sollte und wie sich mit modernen ECM-Systemen Zeit und Kosten sparen lassen.

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