Digital Office - ECM/Input/Output

ECM in der Cloud: Die Akzeptanz steigt

Wenn die Digital Natives ans Ruder kommen, lösen sich die letzten Vorbehalte gegen SaaS auf, prophezeien Experten.

08.12.2015
Teaserbild ECM - Cloud

Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Cloud Computing ist im ECM-Markt "das Thema schlechthin", wie die Trovarit AG feststellt. Einer Umfrage der Analysten zufolge bietet schon jeder fünfte Anbieter im Umfeld von ECM/DMS standardisierte SaaS-Lösungen an. "Es ist abzusehen, dass dieser Anteil in den nächsten Jahren weiterhin steigen wird, da die Akzeptanz des Konzepts SaaS im ECM-Umfeld ausgesprochen hoch ist", so Trovarit. Dies gelte insbesondere für E-Mail-, Web-Content-, Dokumenten- und Collaboration-Management sowie Archivierung.

"Basis-ECM-Funktionen wie Dokumentenmanagement/Online-Speicher werden durch die Cloud einer größeren Zielgruppe auch im B2C-Umfeld zugänglich, wodurch die Cloud zu einem ECM-Treiber wird", erklärt der Bitkom. "Die Möglichkeit eines mobilen Zugriffs auf Daten/Dokumente zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Endgerät aus ermöglicht die Einbindung in die Geschäftsprozesse des Unternehmens und stellt somit die Basis für einen modernen Arbeitsplatz dar", so der Branchenverband in seinem jüngsten ECM Trend-Check.

In Teilsegmenten des ECM haben Cloud-Lösungen laut Bitkom "schon große praktische Relevanz für Unternehmen aller Größen und Branchen". So sei die Nutzung reiner Cloud-Speicher wie Dropbox oder Microsoft OneDrive oft durch die Notwendigkeit zur dezentralen Bereitstellung von Dokumenten in Teams und die Flexibilität der Speicherkapazität motiviert. Ähnliches gilt im E-Mail-Management.

Vor dem Hintergrund komplexer Unternehmensstrukturen (Multi-Site, Multi-Legal) verspricht der Cloud-Ansatz in größeren Unternehmen nach Bitkom-Meinung "erhebliches Potenzial zur Beschleunigung von Rollouts sowie zur deutlichen Reduzierung des Administrationsaufwandes". Darüber hinaus erlaube es der Cloud-Ansatz den Fach- und Funktionsbereichen größerer Unternehmen (LoB), auch ohne zentral gesteuerte Infrastrukturentscheidungen begrenzte ECM-Installationen zu betreiben. Hierbei motiviere vor allem der Wegfall des Infrastrukturbetriebs und der Budgetierung großer Investitionen.

Dem steigenden Bedarf an ECM-Lösungen stehen neben den Anschaffungskosten "vor allem die Komplexität der Software-Lösungen bzw. der Aufwand für deren Betrieb entgegen, denen sich gerade mittelständische Unternehmen oft nicht gewachsen fühlen", schränkt der Bitkom ein. Laut der Trovarit AG wirkt sich auch "das Misstrauen einiger Anwender gegenüber der hiermit verbundenen externen Datenhaltung" hemmend auf die Verbreitung von SaaS und Cloud Computing aus. Gesetzgeber und Anbieter sehen die Berater vor der Aufgabe, einheitliche Standards für die Sicherheit der Kundendaten zu formulieren.

Nach Ansicht des Bitkom fallen Cloud-spezifische Nutzungsbarrieren wie Datenschutz, Compliance oder Performance aber künftig immer weniger ins Gewicht: "Die derzeit noch relativ vorsichtige Haltung der Deutschen zur Cloud wird sich positiv verändern – spätestens dann, wenn die Digital Natives in den Führungsetagen angekommen sind", sagt der ECM Trend-Check voraus. Im Spannungsfeld zwischen steigenden Anforderungen und effizientem Infrastrukturbetrieb werde der Einsatz von Cloud-Lösungen mittelfristig auch für umfassenderes Dokumentenmanagement bei mittelständischen Unternehmen signifikant zunehmen. Dokumentenmanagement aus der Cloud hat nach Bitkom-Einschätzung "das Potenzial für Commodity".

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