Digital Office - ECM/Input/Output

ECM digitalisiert den Mittelstand

Praxisbeispiele rund um Digitale Akten, Archivierung, Dokumentenmanagement & Co. Dokumentenmanagement, elektronische Akte und Archivierung sind Kernfunktionalitäten jedes Enterprise-Content-Management-Systems. Quasi jeder Hersteller kann seine Lösung auf der Messe live vorführen und die Vorteile seiner Lösung sowie die Umsetzung in Anwendungsbeispielen live zeigen. Das kann eine Anpassung für einzelne Branchen oder die Verwaltung bedeuten, aber auch für einzelne Anwendungsfälle wie die digitale

19.02.2016
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Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch ECM-Software

Die Digitalisierung der Büro- und Verwaltungsprozesse schreitet unaufhörlich fort. Insbesondere der elektronische Versand, die elektronische Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen erfreut sich einer zunehmenden Verbreitung. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Rechnungen aus verschiedenen Kanälen integriert elektronisch verarbeiten zu müssen. Die Zielsetzung besteht stets darin, Papierbelege vom weiteren Prozess auszunehmen, mithin zu vernichten. Die digital erfassten Rechnungen sollen damit insbesondere auch den steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften genügen und den Vorsteuerabzug sicherstellen. Rechnungen sollen idealerweise in einen gemeinsamen Prozess verarbeitet, und in einem geeigneten System verwaltet werden können. Vom Scannen über Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe und Aufbewahrung: ECM-Software stellt die optimale Lösung dar. Experten zeigen, wie man mit Rechnungen umgehen sollte und wie man mit Hilfe moderner ECM-Systeme Zeit und Kosten sparen kann.

Mobiles Arbeiten und Verfügbarkeit von Informationen - immer und überall

Die Auswirkungen der Digitalisierung auf den Arbeitsplatz sind enorm und bereits deutlich sichtbar. Während der klassische Nine-to-five-Büroarbeitsplatz in den meisten Organisationen dem Schicksal der Dinosaurier zu erliegen droht, halten Konzepte wie "Vertrauensarbeitszeit" und "Vertrauensarbeitsort" in modernen Organisationen Einzug. Der Wissensarbeiter von heute möchte zeit- und ortsunabhängig arbeiten und auf alle dafür notwendigen Informationen zugreifen können. Mobile Lösungen, Online- und Offline-Zugriff auf Dokumente und Freigabe von Rechnungen und Urlaubsanträgen auch unterwegs und von der Couch aus, sind nur einige Beispiele, wie mobile ECM-Lösungen effizientes Arbeiten ermöglichen. Zugleich erfreuen sich die Cloud und das mobile Scannen zunehmender Beliebtheit. Was Mitarbeiter im privaten Umfeld schon lange nutzen, muss nun auch im professionellen Einsatz möglich sein. ECM-Systeme bieten diese Möglichkeiten und die Experten erläutern gerne die Möglichkeiten und Vorteile des Einsatzes.

Digitale Zusammenarbeit und optimierte Prozesse

Wo man früher noch Dokumente per E-Mail hin- und herschicken musste um gemeinsam an ihnen arbeiten zu können, unterstützen heute moderne Business-Collaboration-Tools interne Prozesse und den unternehmensweiten Wissens- und Informationsaustausch. Collaboration umfasst dabei aber nicht nur den Einsatz schöner neuer Werkzeuge, wie Blogs, Wikis oder Soziale Netzwerke im Unternehmen, sondern Business Collaboration bedeutet vielmehr einen Wandel der Unternehmenskultur und ist viel tiefgreifender als eine rein technische Innovation. Zusätzlich fördern neue Ablagesysteme, wie Dropbox & Co., den einfachen und effizienten Dokumentenaustausch mit externen Parteien. Das erspart Datentraffic und Speicherplatz durch den gemeinsamen Zugriff auf dieselbe Datei anstatt die Speicherung verschiedener Versionen. Auf der CeBIT 2016 erfahren Sie wie man die technischen Möglichkeiten ausschöpft, um optimal innerhalb eines Unternehmens, aber auch über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten.

In- und Output Management rund um Dokumentenmanagementsysteme

Omni-Channel-Input-Management-Systeme, deren Ziel die effiziente Verwaltung, Archivierung sowie die korrekte Zuordnung, Bearbeitung und Beantwortung aller eingehenden Kommunikation, Dokumente und Informationen ist, betrachten alle Kanäle wie E-Mail, Social Media, klassische Briefpost und Fax integriert.

Output Management auf der anderen Seite ist eine ECM-Disziplin, die Dokumente und Informationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in elektronischer oder physischer Form bereitstellt. Dies umfasst Software zur Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie auch die physische Produktion bis hin zur Verteilung.

Beide Ansätze, In- und Output-Management, haben eine höhere Kundenzufriedenheit und deutlich geringere Betriebskosten zum Ziel. Auf der CeBIT 2016 erfahren Sie, wie man seine Kommunikation optimiert, dabei Compliance-Anforderungen erfüllt und seine Prozessabläufe verbessert.

GoBD, ZUGFeRD & Co.: Keine Angst vor Standards und Compliance mit ECM

Eine Vielzahl an Gesetzen, Richtlinien und Normen sind bei der Verarbeitung und rechtssicheren Archivierung von Dokumenten einzuhalten, die sich auch noch ständig ändern können. Welche Richtlinien sind für wen relevant, welche sind verbindlich und welche nur ein mehr oder minder gut gemeinter Rat? Diesen Fragen soll auf den Grund gegangen werden.

Bitkom-Experten teilen ihr Wissen auf der CeBIT 2016: Seien es die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die neue EU Datenschutzgrundverordnung, die relevanten Technischen Richtlinien des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die Auswirkungen der eIDAS Verordnung zu elektronischen Vertrauensdiensten auf den deutschen Markt oder die elektronische Rechnung im ZUGFeRD Standard: Wir erklären, zeigen Chancen und Grenzen auf, hinterfragen und diskutieren mit Ihnen über die relevanten regulatorischen Themen.

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