Digital Office - ECM / Input / Output

ECM als Basis erfolgreicher digitaler Prozesse

Die Digitalisierung verändert Unternehmen grundlegend und setzt neue Maßstäbe für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Systeme für Enterprise-Content-Management bilden mit spezialisierten Lösungskomponenten, z.B. für mobiles und kollaboratives Arbeiten, die Basis für langfristigen wirtschaftlichen Erfolg.

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Die CeBIT fokussiert mit dem Messemotto "d!conomy: join – create – succeed" bereits im zweiten Jahr den digitalen Wandel mit all seinen Chancen und Auswirkungen für Wirtschaft und Gesellschaft. Für Unternehmen bringt der Megatrend Digitalisierung enorme Veränderungen mit sich und zeigt sich als wesentlicher Treiber von IT-Innovationen. Neben einer Vielzahl an neu entwickelten Informations- und Kommunikationstechnologien werden immer mehr Aktivitäten entlang der Wertschöpfungskette digitalisiert. Beides führt zu einer deutlichen Beschleunigung sämtlicher Geschäftsaktivitäten und damit ebenso zu veränderten Anforderungen für Unternehmen. Heutzutage sind Schnelligkeit und die uneingeschränkte Verfügbarkeit von Informationen entscheidende Faktoren, um im Wettbewerb langfristig erfolgreich bestehen zu können. ECM-Systeme stellen das nötige Fundament bereit, um diesem Wandel nachzukommen und dadurch von den Möglichkeiten der Digitalisierung zu profitieren.

ECM als unternehmensweite Informationsplattform

Als zentrale Informations- und Wissensplattform bündelt ein ECM-System die gesamten geschäftsrelevanten Informationen eines Unternehmens. Darüber hinaus werden diese über den gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert und sicher verwaltet. Dadurch können rechtliche Archivierungsvorschriften und unternehmensinterne Compliance-Anforderungen einfach umgesetzt werden. Mit hochspezialisierten Lösungskomponenten können Informationen automatisiert bereitgestellt und Geschäftsprozesse anhand individuell konfigurierbarer Workflows effizienter gesteuert werden. So profitieren Unternehmen von einem zielgerichteten Informationsfluss und einer ganzheitlichen Informationslogistik.

Über intelligente Suchsysteme stehen einem Nutzer benötigte Informationen blitzschnell zur Verfügung, wenn dieser bspw. eine Kundenanfrage beantworten soll. Nicht nur den Forderungen nach schneller Bearbeitung und verzögerungsfreier Auskunftsfähigkeit tragen ECM-Systeme Rechnung. Vielmehr schaffen sie die Basis für eine produktive Kommunikation und Zusammenarbeit im Team und ermöglichen mobiles Arbeiten per Smartphone oder Tablet-PC.

Kollaborativ und mobil arbeiten

Als Teil eines ECM-Systems bieten kollaborative Funktionen, z.B. der ELO Feed, unter anderem Mehrwerte in Form von mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit. So ermöglicht der ELO Feed einen dokumentenbasierten Informationsaustausch in einer Art Chat. So können Dokumente, die in einem Team bearbeitet werden, direkt kommentiert und diskutiert werden. Dabei werden gleichzeitig andere Teammitglieder z.B. auf erfolgte Änderungen oder erteilte Freigaben aufmerksam gemacht. Hierdurch bleiben alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments zeitaktuell und nachvollziehbar. Flexible Berechtigungseinstellungen sorgen für den nötigen Informations- und Zugriffsschutz.

Auch über mobile Endgeräte kann die Kommunikation im Feed genutzt werden. Verzögerungsfreies Arbeiten von unterwegs ist heutzutage eine Selbstverständlichkeit und mit der offlinefähigen ECM-App "ELO for Mobile Devices" für Android und iOS möglich. So können Nutzer über die App orts-und zeitunabhängig auf das ECM-Archiv zugreifen und Geschäftsprozesse jederzeit auch mobil bearbeiten.

Mehr erfahren? Besuchen Sie den Messestand der ELO Digital Office GmbH: Halle3, F30

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