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Die ELO E-Akte – Aktenführung und Vorgangsbearbeitung aus einem Guß

Bei der Bearbeitung von Akten und Vorgängen ist es für die Bearbeiter wichtig, erforderliche Arbeitsschritte einfach und schnell initiieren zu können, den aktuellen Bearbeitungsstand schnell zu erkennen und auch über neue oder bearbeitete Dokumente informiert zu werden. Die ELO E-Akte verfügt über Mechanismen, welche die Bearbeiter hier optimal unterstützen.

14.02.2017
Quelle: n-komm
Quelle: n-komm

Wird ein neues Dokument in einer E-Akte erstellt oder ein bestehendes Dokument überarbeitet, wer-den alle Bearbeiter informiert, die diese Funktion für die betreffende Akte aktiviert haben.

Neben diesen Informationen zu neuen und bearbei-teten Dokumenten ist es für die moderne Sachbear-beitung auch wichtig, die Bearbeitung und damit den Sachstand einer Angelegenheit mit Vorgängen und Geschäftsgängen steuern zu können. Hier hat die ELO E-Akte eine ihrer großen Stärken.

Der Sachbearbeiter kann aus einem Pool an vorein-gestellten Vorgängen und Geschäftsgängen wählen, diese ggf. auf die aktuelle Situation anpassen und alternativ auch selbst neu erstellen. Dabei wird der Bearbeiter mit einer intuitiven Oberfläche und verwaltungsspezifischen Begriffen geführt und muss sich nicht in ein prozessfremdes Workflow-Tool einarbeiten.

Ein exemplarischer Fall wäre die Bearbeitung einer Bürgeranfrage. Diese Anfrage wird einem neuen Vorgang zugeordnet, welcher zur Bearbeitung und letztlich Beantwortung an alle zu beteiligenden Ämter / Abteilungen im Haus geleitet wird, bis am Ende eine Entscheidung getroffen und ein Antwortschrei-ben verfasst wird. Bei allen Bearbeitungsschritten ist es möglich, sog. Zeichnungen (Mitzeichnung, Freigabe) oder Verfügungen als feste oder optionale Zwischenschritte anzubringen. Eine Freigabe eines vom Sachbearbeiter vorbereiteten Antwortschrei-bens durch die Verwaltungsspitze kann so einfach, transparent und ohne Reibungsverluste durch Medi-enbrüche erfolgen.

Neben dieser prozessualen Stärke bietet die ELO E-Akte viele weitere Vorteile, bspw. bei der Organisa-tion des Zugriffs auf Akten durch den Sachbearbei-ter. Jeder Bearbeiter kann die Akten, Vorgänge und Dokumente, die für ihn wichtig sind, in von ihm ein-gerichtete Ansichten aufnehmen und dort unabhän-gig vom eigentlichen elektronischen "Ablageort" (in einem Aktenplan) führen. Dies erleichtert den Zugriff und die Aktenführung und trägt dem starken Bedürfnis nach individualisierten Zugriffen auf Akten Rechnung.

Wichtig für eine komplette und bequeme E-Aktenführung sind auch Schnittstellen, z.B. zu Fachanwendungen, Mailsystemen oder Office-Anwendungen.

Schnittstellen zu Fachanwendungen sorgen dafür, dass Dokumente und Informationen aus den Fach-anwendungen automatisiert in der jeweiligen Akte landen, z.B. zur Übernahme von Personaldaten und -dokumenten für eine elektronische Personalakte.

Schnittstellen zu Mailsystemen und Office-Anwendungen ermöglichen es dem Sachbearbeiter, neue Dokumente (Briefe, E-Mails) direkt in der Akte zu erstellen oder nachträglich dort abzulegen.

Die ELO E-Akte bietet jedem Bearbeiter von Akten das von ihm benötigte Set an Werkzeugen in einer modernen und intuitiven Oberfläche.

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