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Das 5S-Prinzip: In nur 5 Schritten zu Ordnung im Büro

Wo sind eigentlich die Büroklammern? Chaos ist in vielen Büros Alltag – Streitigkeiten inklusive. Das 5S-Prinzip schafft Abhilfe.

07.03.2016 Daniel Hüfner
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Vor allem in stark wachsenden Teams entsteht schnell Unordnung. (Foto: Shutterstock)

Was tun gegen das Chaos in der Firma?

Erst vor kurzem gingen wir in einem unserer Artikel der Frage nach, was auf einen gut organisierten Schreibtisch gehört und was nicht . Hintergrund war die von Wissenschaftlern gewonnene Erkenntnis, das an vielen Büroarbeitsplätzen vorherrschende Chaos führe zu erheblichen Produktivitätsverlusten.

Nun ist es mit der Ordnungsliebe auf dem Schreibtisch ja so: Jeder Mitarbeiter empfindet sie anders. Manch einer nennt neben Tastatur, Monitor und vielleicht einem Telefon nicht mehr als eine Topfpflanze sein Eigen, manch anderer blüht erst zwischen Papierstapeln, abgestandenen Kaffeebechern und einer Armada an Post-it-Zetteln zu kreativer Höchstform auf.

Unabhängig davon stellt sich für jedes Unternehmen jedoch die Frage, wie sich über gut (oder schlecht) organisierte Schreibtische ihrer Mitarbeiter hinaus eine firmenweite Kultur aus Ordnung und Sauberkeit etablieren lässt. Gerade wenn einzelne Arbeitsutensilien oder Werkzeuge von allen Mitarbeitern gemeinschaftlich genutzt werden, kommt es schnell zu Konflikten.

Wer kennt es nicht? Einmal aus dem Schrank entnommene Gegenstände werden von Kollegen entweder gar nicht zurückgelegt oder an falscher Stelle wieder einsortiert. Niemand weiß genau, wer was wann zuletzt benutzt hat. Die Folge: Mitarbeiter müssen benötigte Arbeitsmaterialien erst aufwendig suchen. Führt dies auch nicht zum Erfolg, müssen sie genervt bei den Kollegen nachfragen. Ganze Arbeitsabläufe werden unterbrochen, die Stimmung leidet. Lose Appelle an die Vernunft der Belegschaft zeigen nur wenig Wirkung. Was fehlt, ist ein System.

Die Lösung: Das 5S-Prinzip

Eine bewährte Lösung für dieses Problem ist das 5S-Prinzip. Nach Auffassung des Kaizen-Instituts hat diese Methode zum Ziel, „die Büroräume so zu gestalten, dass die Arbeit störungsfrei ablaufen kann.“ Bedeutet: Unnötige Suchen, lange Transportwege und Wartezeiten sowie damit einhergehende Kosten sollen vermieden werden. Dem 5S-Prinzip liegt die Annahme zugrunde, dass ein sauberes und ordentliches Arbeitsumfeld zu qualitativ hochwertiger Arbeit führt.

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Ursprünglich stammt die Idee aus Japan. Der Erfinder Taiichi Ono entwickelte das 5S-Prinzip einst für den industriellen Einsatz im Produktionssystem des Automobilherstellers Toyota. Inzwischen wird die Methode allerdings auch in der klassischen Büroorganisation angewendet. Da die Unordnung in den Arbeitsräumen naturgemäß proportional zur Zahl der Mitarbeiter steigt, die in ihnen arbeiten, erfreut sich das 5S-Prinzip vor allem in Konzernen und schnell wachsenden Startups immer größerer Beliebtheit. In 5 einfachen Schritten lässt sich auch in großen Teams die Ordnung am Arbeitsplatz beibehalten.

So funktioniert das 5S-Prinzip

  • Sortiere aus: Am Anfang der 5S-Methode heißt es entrümpeln! Alle nicht mehr benötigten Gegenstände werden restlos aus Schränken, Tischen und Regalen verbannt. Zu empfehlen ist die Markierung und vorübergehende Lagerung von nicht mehr benötigten Gegenstände in einer Art „Quarantäne“-Zone, damit ihr endgültiger Verbleib geklärt werden kann und nicht doch etwas versehentlich entsorgt wird.
  • Systematisere: Im zweiten Schritt wird für alle benötigten Gegenstände ein sinnvoller Ablageort bestimmt. Ständig benötigte Gegenstände gehören auf den Schreibtisch, täglich benötigte in gut erreichbare Schubladen. Alles andere wandert systematisiert in zentrale Regale oder Schranksysteme. Diese sollten mithilfe eines Etikettiergeräts großzügig beschriftet werden.
  • Säubere: Anschließend erfolgt die gründliche Reinigung von Arbeitsmitteln und Stauflächen. Alle Mitarbeiter sollten mitmachen und zu Besen und Staubwedeln greifen. Erst danach werden alle benötigten Gegenstände wieder an ihren zuvor definierten Platz eingeräumt.
  • Standardisiere: Damit die neu geschaffene Ordnung auch länger als nur eine Woche erhalten bleibt, sind regelmäßige Säuberung und die Festlegung einer Reinigungsphilosophie wichtig. Zu empfehlen ist in diesem Zusammenhang die Etablierung der "5-Minuten-Regel" : Jeder Mitarbeiter darf sich jeden Tag mehrere Minuten Zeit nehmen, seinen Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.
  • Sichere: Zu guter Letzt sollte das neue System als übergeordnetes Element auch in der Firmenkultur verankert werden. Nur so können Mitarbeiter auch langfristig dazu motiviert werden, das 5S-Prinzip einzuhalten. Wie wäre es beispielsweise mit einem monatlich stattfindenden Aufräum-Wettbewerb? Um die Ernsthaftigkeit zu unterstreichen, sollten Chefs übrigens auch nicht vor Sanktionen zurückschrecken.
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Wer mithilfe des 5S-Prinzips die Ordnung im Büro gewährleistet, erhöht die Qualität der Arbeit. (Foto: Shutterstock)

Fazit

Herrscht im Büro ständiges Chaos vor und sind Mitarbeiter häufig mit der Suche von Arbeitsmitteln beschäftigt, kann mithilfe des 5S-Prinzip ein bewährtes und idiotensicheres System aus Ordnung und Sauberkeit im Unternehmen installiert werden. Zwar schrecken nicht weniger Chefs vor einer übertriebenen Formalisierung von Arbeitsabläufen zurück. Auch wird kritisiert, die Methode sei nicht wertschöpfend. Am Ende sollten die Vorteile wie ein erhöhtes Qualitätsbewusstsein sowie die effektive Einbindung aller Mitarbeiter überwiegen. Allein schon, weil Streitigkeiten vermieden werden können, wenn ein bestimmtes Arbeitsutensil wieder einmal vom Erdboden verschluckt wurde.

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