Wegweiser Mittelstand

Aspekt 10: Zusammenarbeit

Fördern Sie kompromisslos alle Maßnahmen, die den digitalen Informationsaustausch und die Zusammenarbeit forcieren.

14.03.2017
KMU Aspekt 10-Zusammenarbeit
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Virtuellen Workplace , Kunden, Geschäftspartner und Projekte verbinden

Sind Smartphones und Tablets in Ihrem Unternehmen bisher nur punktuell in Geschäftsabläufe eingebunden, der größte Anteil IT-gestützter Arbeit weiterhin auf Desktop-Rechner ausgerichtet? Dann sollten Sie JETZT darüber nachdenken, radikalere, also noch digitalere Wege als bisher zu gehen!
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Smartphone, Tablet oder Notebook je nach persönlicher Vorliebe oder Arbeitssituation wahlweise mit der jeweils passenden App zu nutzen?
Halten Sie IT-Ressourcen wie Projektsteuerungssoftware, Konferenzsysteme und Speicherplatz in der Cloud auf Abruf bereit? Dann können Sie und ihre Mitarbeiter, egal ob im Firmenwagen, im Taxi oder beim Kunden vor Ort, beispielsweise jederzeit prüfen, wie der Stand bei einem Kundenprojekt ist.

Es können Echtzeitanalysen erstellt, Entscheidungen dank integrierter Handlungsempfehlungen beschleunigt und natürlich auch Inhalte gemeinsam betrachtet oder bearbeitet und nötigenfalls Telefon- oder Videokonferenzen gestartet werden.
Kommunizieren Sie ab sofort Ihre Kundenprojekte via Chat in der Community Cloud, dann können alle Beteiligten jederzeit den Status quo in Echtzeit sehen und haben alle Informationen aktuell verfügbar – ob mobil oder an den jeweiligen Arbeitsplätzen.

Neue Kombinationen von internen und externen "Sparringspartnern" erdenken

Mit cloudbasierter Collaboration schaffen Sie einen "virtuellen Workplace" und können neue Kombinationen von Sparringspartnern zusammenstellen. Sie sollten zum Beispiel darüber nachdenken, ob es für Sie eventuell Sinn ergibt, sich mit Lieferanten, Partnern und zeitweise sogar mit seinen Konkurrenten zu vernetzen, um Innovationen schneller auf den Markt zu bringen.
Betrachten Sie dafür drei neue Formen der Zusammenarbeit, die Sie dafür auf Ihr Unternehmen zugeschnitten definieren können: Team, Cross Company und Mass Collaboration.

Bei der unternehmensinternen Zusammenarbeit, der Team Collaboration, geht es heute weniger um eine funktionale Aufgabenteilung innerhalb von Abteilungen. Vielmehr steht die bereichsübergreifende Projektarbeit im Mittelpunkt.

Ziele der Team Collaboration können unter anderem sein:
  • Ordnung schaffen
  • eine digitale Zentrale für Kommunikation, Information, Wissensmanagement und Zusammenarbeit einrichten
  • neue Ideen und Anregungen finden und zusammenführen
  • bereichsübergreifende Projektarbeit ermöglichen bzw. vereinfachen

Team-Collaboration-Tools stellen aktuelle Informationen und Dokumente unternehmensweit zur Verfügung. Ansprechpartner werden über eine intelligente themen- oder kompetenzbezogene Suche gefunden. Anwesenheits-Features signalisieren, ob und wie Kollegen gerade erreichbar sind. Interne "Abstimmungsrunden" werden kürzer oder entfallen ganz, wenn Teams digital arbeiten. Zeit und Reisekosten lassen sich durch virtuelle Videokonferenzen einsparen. Eine sichere Internetverbindung mittels Virtual Private Networks (VPN) sorgt für den sicheren Zugriff auf die benötigten Tools, Daten und Informationen.

Das eigene Unternehmen ergänzen

Die digitale Vernetzung und Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern in Form von Cross Company Collaboration schafft mehr Zeit für die eigenen Kernkompetenzen.

Je nach Branche können Sie Funktionen wie Produktion, Veredelung, Facility-Management, Beschaffungs- und Verwaltungsaufgaben, Marketing, Vertrieb oder sogar die Unternehmens-IT auslagern. Bei Bedarf lässt sich so auch zwischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen, Know-how projektspezifisch zusammenzuführen.
Ein Beispiel ist auch die branchenübergreifende Entwicklung innovativer Produkte: So wird immer mehr Elektronik und Software eingesetzt, um Maschinen oder medizinische Geräte intelligent zu machen.

Ziele der Cross Company Collaboration können unter anderem sein:
  • Geschäftsabläufe und Entscheidungen in Projekten beschleunigen, zum Beispiel mithilfe eines Instant-Messaging-Programms, über das schnelle Nachfragen und Antworten zwischen Mitgliedern firmenübergreifender Teams direkt übermittelt werden
  • Informationen aus erster Hand gleichzeitig mit mehreren Personen austauschen, zum Beispiel per Online-Telefonkonferenzen, die sich heute einfach per Mausklick bzw. Drag-and-Drop zusammenstellen lassen
  • lange Anfahrtszeiten und "Termin-Jonglagen" für Face-to-Face-Gespräche umgehen und stattdessen intensive Gespräche mit Blickkontakt per Videokonferenz in Echtzeit auch über verteilte Standorte führen
  • Kunden per Webinar in moderierten Präsentationen inklusive Bewegtbild und Ton informieren, einbinden und überzeugen; so können Sie im Vertrieb Produktvorstellungen in interessante Mehr-Personen-Diskussionen verwandeln und bei Bedarf auf digitale Werkzeuge zurückgreifen, um Fakten, Beispiele oder Kalkulationen schnell aufrufen
  • Kunden und Partner gezielt verbinden statt mit dem Anrufbeantworter "vertrösten". Präsenzfunktionen in UCC-Anwendungen* (Unified Communication & Collaboration) zeigen, ob bzw. wann ein Ansprechpartner wie "verfügbar" ist oder wer ihn vertritt.

*In einer UCC-Lösung werden alle Nachrichten in einem "Dashboard" gebündelt, angezeigt und bearbeitet – ganz gleich, ob es sich um Sprachnachrichten, IM-Mitteilungen, Telefonate, Faxe, Videoanrufe oder E-Mails handelt.

Neue Ideen ins Unternehmen bringen

Mass Collaboration über die Integration von Social Features gewinnt im Zusammenhang mit digitaler Zusammenarbeit für Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Sie vernetzen Ihre Mitarbeiter, sorgen für den Wissensaustausch und verbessern die Zusammenarbeit. Business-Netzwerke, wie zum Beispiel XING und LinkedIn, lassen sich gut für Collaboration-Zwecke nutzen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie diese bei der Einführung von Collaboration ins Unternehmen mit in Betracht ziehen, um einen ganzheitlichen Ansatz zu bekommen.

Business-Netzwerke sind aufgrund ihrer umfassenden sozialen Funktionen eine Ergänzung für unternehmenseigene Netzwerke. Über unterschiedliche Kontakt-Features und Filter lassen sie sich beispielsweise sehr gut für den Vertrieb nutzen.
Über Beiträge oder durch die Teilnahme an Gruppen gibt es umfangreiche Möglichkeiten zum Wissens- bzw. Erfahrungsaustausch mit Experten, aber auch mit Kunden. Auch Personalabteilungen bieten sie zahlreiche Kontaktmöglichkeiten zu potenziellen Mitarbeitern.

Ziele der Mass Collaboration können unter anderem sein:
  • kollektive Intelligenz nutzen
  • Kunden und Interessenten über (unternehmenseigene) Community-Foren und -Plattformen konkreten Einfluss auf Service- und Produktentwicklung geben
  • über Produkte und Services sprechen und Erfahrungen austauschen

Die digitalen Werkzeuge für unterschiedliche Formen und Aufgaben der Collaboration werden von spezialisierten IT-Unternehmen wie der windream gmbh angeboten, womit sich dann zum Beispiel Enterprise Content Management mobil nutzen, Wissensmanagement-Systeme aufbauen oder Dokumente auf Terminal-Servern verwalten lassen.

Ordnung schaffen

Ziel Ihrer Collaboration-Strategie sollte sein, dass Sie alle Tools und Kanäle so weit wie möglich in einer integrierten UCC-Plattform unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche verfügbar machen. Setzen Sie für die digitale Zusammenarbeit auf eine webbasierte UCC-Lösung. Ihr Vorteil: Die unterschiedlichen Kommunikationskanäle lassen sich damit gegebenenfalls auch in die Geschäftsanwendungen Ihres Unternehmens (zum Beispiel in SAP) integrieren.
Zudem sorgt die einheitliche UCC-Bedienoberfläche für ein einfacheres Kommunikationserlebnis – ganz gleich, ob Sie PC, Laptop oder Smartphone nutzen. So können Sie und Ihre Mitarbeiter auch mit dem Smartphone oder Tablet beispielsweise an einem Chat oder einem Videoanruf teilnehmen.

Fazit:

Bevor Sie Collaboration-Tools in Ihrem Unternehmen einführen, sollten Sie erst einmal die Perspektive ändern und das Ganze NICHT durch die IT-Brille betrachten. Da die Arbeitsstrukturen in Unternehmen sehr unterschiedlich sind, gibt es kein Patentrezept bei der Einführung cloudbasierter Collaboration-Lösungen.

Nehmen Sie stattdessen Ihre Unternehmensstrategie, besondere unternehmenseigene Anforderungen oder auch zukünftige Ziele als Basis für Ihre Überlegungen zum Thema digitale Zusammenarbeit.

Im nächsten Schritt erfassen Sie alle relevanten Collaboration-Prozesse. Dann erst überlegen Sie sich, wie diese mithilfe der IT digital abgebildet werden können. Bei Bedarf ziehen Sie einen IT-Dienstleister zur Unterstützung bei der Planung und Umsetzung hinzu.

Und denken Sie immer daran: Erfolgreich ist Collaboration nur dann, wenn die Unternehmenskultur dazu passt. Also: Offenheit, gemeinsame Ziele im Sinne der Unternehmensstrategie, ein Quäntchen Mut nicht zu vergessen. Sie können Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen. Denn Technik ist das eine, dass sie sinnvoll genutzt wird das andere.

Prüfen Sie anhand der folgenden Punkte, ob Sie in Ihrem Unternehmen alle Maßnahmen, die den digitalen Informationsaustausch und die Zusammenarbeit forcieren, in ausreichendem Maße fördern.

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