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Alles ist möglich, aber was ist erlaubt? ECM digitalisiert economy!

Für neue ECM-Systeme ist mobiler Zugriff selbstverständlich. Das Thema Compliance wird dadurch immer wichtiger.

13.05.2015
ECM

TR-ESOR, eIDAS, GoBD, GoBIT, GDPdU, FAIT 3, RESISCAN, ZUGFeRD, elektronische Signaturen … Zahllose Gesetze, Richtlinien und Normen sind beim Erfassen und Archivieren von Dokumenten einzuhalten – und ändern sich auch noch ständig. Im BITKOM kümmert sich der Arbeitskreis ECM-Compliance um derartige Fragen: "Compliance bzw. Regelkonformität ist in der betriebswirtschaftlichen Fachsprache der Begriff für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien in Unternehmen, aber auch von freiwilligen Kodizes", erklärt der BITKOM. Basis jeder ECM-Compliance sei die Revisionssicherheit. "Zu den Compliance-Anforderungen im ECM gehören hauptsächlich Ordnungsmäßigkeit und Vollständigkeit, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen sowie Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit", so der Verband. Aktuell kümmert sich der Arbeitskreis um neue nationale, europäische und internationale Vorschriften, um Compliance im E-Mail-Management, um Datenschutz bei der elektronischen Dokumentenaufbewahrung und mehr.

Ein aktives Mitglied im Compliance-Arbeitskreis ist der Bochumer ECM-Anbieter windream: "Revisionssicherheit und Rechtskonformität sind für uns schon in der Entwicklung elementar", sagt windream-Pressesprecher Dr. Michael Duhme. "Wir lassen die Software aber zusätzlich von einer unabhängigen Anwaltskanzlei überprüfen, die auf die rechtsrelevante Bewertung von IT-Systemen spezialisiert ist." Deren Gutachten zufolge lassen sich mit windream "rechtswirksame elektronische Erklärungen und Dokumente nach den handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Grundsätzen" ordnungsmäßig archivieren. Auch die Beweisqualität der archivierten Dokumente sei damit gesichert.

Auf der CeBIT 2015 wird windream das neue Major Release 6.0 seines ECM-Systems präsentieren. "windream 6.0 unterscheidet sich nicht nur in technologischer, sondern auch in funktionaler Hinsicht von der bisherigen Version 5.5", sagt Michael Duhme. Die neue Version ist Unicode-fähig – so lassen sich Dokumente und E-Mails mit russischen, chinesischen oder anderen Zeichen in windream ablegen. Mit windream DocView verfasste Annotationen können anderen Anwendern in Echtzeit zur Verfügung gestellt werden. Die Recherche-Anwendung verfügt jetzt über einen intelligenten Such-Navigator. Mit windream Imaging 6 stellt windream außerdem eine ganz neue Version seiner Dokumenterfassungssoftware vor. Auch das windream Web Portal sowie das windream-Langzeitarchiv wurden angepasst.

"Alles erlaubt oder doch verboten?" So lautet der Titel einer Session im CeBIT ECM Forum 2015, die sich mit Standards und Compliance auseinandersetzt. Welche Richtlinien sind für wen relevant, welche sind verbindlich und welche nur ein mehr oder minder gut gemeinter Rat? Diesen Fragen geht das Forum an einem der fünf Thementage nach.

Ein anderes Thema lautet "Mobil macht’s möglich". Denn immer mehr Mitarbeiter in Unternehmen möchten zeit- und ortsunabhängig auf alle nötigen Informationen zugreifen können. Mobiles Scannen, Online- und Offlinezugriff auf Dokumente oder die Freigabe von Rechnungen und Urlaubsanträgen von unterwegs – all das wird von zukunftsfähigen ECM-Lösungen erwartet.

Welche Möglichkeiten mobiles ECM bereits heute bietet, demonstriert auf der CeBIT das Stuttgarter Unternehmen ELO: Die aktuelle Version der App "ELO 9 for Mobile Devices" ist für iOS, Android und BlackBerry verfügbar und erlaubt nicht nur den Archivzugriff. Laut ELO-Sprecher Tobias Bumm ist es auch möglich, mobil Workflows zu starten, an ihnen teilzunehmen oder via ELO Feed Diskussionen zu führen. Zudem lassen sich direkt aus der App Dokumente über die Foto-Funktion erstellen und Scanergebnisse aus anderen Apps ins ELO-Archiv legen. Aus Cloud-Programmen können ebenfalls Daten übernommen werden. Die direkte Einbindung eines Cloud-Dienstes ist laut ELO aber nicht angedacht.

CeBIT ECM Forum (Halle 3, Stand B06)

Im CeBIT ECM Forum, direkt gegenüber dem ECM Solutions Park, werden unter der Federführung von BITKOM und Deutsche Messe aktuelle Themen und Trends unter dem Motto "ECM digitalisiert economy!" vorgestellt und diskutiert.

  • "In der Praxis klappt's" – digitale Akte und andere Anwendungsbeispiele
  • "Rechnungen rechnen sich" – Optimierung der Rechnungsverarbeitung in ECM-Systemen
  • "Mobil macht’s möglich" – mobiles Scannen, ortsunabhängige Verfügbarkeit von Informationen und optimierte Freigabeprozesse
  • "Mail mir mal" – interne Prozesse und Zusammenarbeit
  • "Wissen rein/Wissen raus" – In- und Output Managementrund um Dokumentenmanagementsysteme
  • "Alles erlaubt oder doch verboten?" – Standards und Compliance im ECM

Guided Tours

BITKOM, der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien, baut sein Engagement im Bereich Enterprise Content Management (ECM) auf der CeBIT 2015 aus. Zusätzlich zu dem Gemeinschaftsstand, dem ECM Solutions Park (Halle 3 I B17), und dem mit der Deutschen Messe veranstalteten CeBIT ECM Forum (Halle 3 I B06) organisiert BITKOM erstmals Guided Tours zu dem Thema. Von Dienstag, den 17. März bis Donnerstag, den 19. März werden täglich von 09:15 bis 11:45 Uhr Touren angeboten. Start und Ende ist jeweils der ECM Solutions Park. Parallel zu den Inhalten des CeBIT ECM Forums, bietet sich in 6 Themen-Touren die Möglichkeit sich umfassend zum Thema ECM zu informieren: www.bitkom-service.de/ECM_Guided_Tours

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