ERP & HR Solutions

Agieren statt reagieren mit modernen ERP-Systemen

In Zeiten sich stetig wandelnder Märkte müssen Entscheidungsträger schnell sein. Agilität gehört mittlerweile zu den wichtigsten Eigenschaften eines erfolgreichen Unternehmens. Eine moderne ERP-Lösung muss deshalb die Flexibilität bei der Unternehmenssteuerung erhöhen und die Fähigkeit maximieren, von Veränderungen zu profitieren.

04.03.2016 Herbert Feuchtinger, Vice President Consulting & Support bei IFS Europe Central
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Herbert Feuchtinger.jpg BU: Der Autor Herbert Feuchtinger ist Vice President Consulting & Support Europe Central bei IFS in Erlangen (Quelle: IFS).

Agile Unternehmen zeichnen sich dadurch aus, daß sie Geschäftschancen schneller als die Konkurrenz erkennen und ergreifen. Sie sind in der Lage, Ressourcen rasch aus weniger erfolgsversprechenden Geschäftsbereichen hin zu attraktiven Alternativen zu verlagern. Das setzt aber voraus, dass ihnen ihre Business-Software umfassende Einblicke in ihr Geschäft eröffnet und ihnen maximale Flexibilität bietet. Sind diese Bedingungen erfüllt, können die Verantwortlichen die richtigen Entscheidungen treffen und ihr Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft führen.

Das fängt damit an, dass die ERP-Software den Anwendern alle wesentlichen Informationen auf einen Blick präsentiert. In herkömmlichen Unternehmenslösungen gibt aber oft unzählige Screens und es ist das Gegenteil von agil, wenn man sich mühsam durch die nötigen Bildschirme klicken muß, um an die Daten und Funktionen zu gelangen, die für die spezifischen Rollen und Prozesse nötig sind. Deshalb muss eine moderne Business-Software in der Lage sein, ihnen eine maßgeschneiderte Darstellung aller Inhalte und Informationen zu ermöglichen.

Ähnlich wie die Lobby eines Spitzenhotels sollte sie jedem Nutzer auf seinem Startbildschirm hilfreiche Informationsquellen anzeigen und die Möglichkeit bieten, von einem zentralen Ort aus zu anderen Bereichen der Software zu gelangen. Führungskräfte beispielsweise sollten so einen schnellen Überblick über alle für sie relevanten Kennzahlen in Echtzeit erhalten, damit sie das Unternehmen zielgerichtet steuern können. Die individuellen Startbildschirme müssen einfach konfigurierbar sein und idealerweise stehen den Anwendern bereits von Haus aus zahlreiche vorkonfigurierte Startbildschirme für unterschiedliche Rollen und Aufgaben zur Verfügung, aus denen sie bequem auswählen können.

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Analysen zur optimalen Steuerung eines Unternehmens lassen sich mit In-Memory-Computing deutlich schneller durchführen und visualisieren (Quelle: IFS)

Benachrichtigungssysteme informieren Mitarbeiter proaktiv

Für eine effiziente Versorgung der Mitarbeiter mit Informationen sorgen auch Benachrichtigungssysteme, die jederzeit und überall proaktiv über wichtige Änderungen oder notwendige Aktionen unterrichten - etwa bei Bestellungen, Aufträgen oder Produktionen. Manager, Disponenten, Logistiker und Techniker werden dadurch bei ihren Entscheidungen unterstützt, sie erhalten mehr Transparenz und können ihren Kunden bessere Services bieten.

Ein Beispiel für ein solches Benachrichtigungssystem ist IFS Streams der ERP-Lösung IFS Applications. Dieses System fasst Nachrichten, Workflow-Aufgaben, Geschäftsereignisse in Abonnements zusammen. Die Abonnements kann jeder Anwender ohne Hilfe der IT-Abteilung selbst konfigurieren, etwa um sich automatisch über Verzögerungen bei einem Auftrag oder über den Versand bestellter Waren informieren zu lassen – und so manuelle "Follow-ups" zu vermeiden.

Außerdem sollte eine ERP-Lösung die Vorteile des In-Memory-Computing gezielt ausnutzen. Mit dieser Technologie lassen sich vor allem Analysen erheblich schneller durchführen und visualisieren als mit herkömmlicher Datenhaltung. Führungskräften stehen dadurch die Reports oder Kennzahlen in Echtzeit zur Verfügung, die sie zur Steuerung ihrer Aufgabenbereiche benötigen.

Idealerweise verfolgt eine Business-Software dabei einen hybriden Ansatz, bei dem diese Technologie nur in den Bereichen zum Einsatz kommt, in denen sie ihren größten Nutzen entfaltet. Das erlaubt es den Anwenderunternehmen, ihre ERP-Lösung weiterhin auf Basis einer relationalen Datenbank zu betreiben und schützt so ihre Investitionen. Sie sind nicht gezwungen, eine neue, spezielle In-Memory-Datenbank einzuführen, um die Vorteile dieser Technologie nutzen zu können. Stattdessen können sie ihre vorhandenen Datenbanken behalten und müssen sich damit auch nicht von ihrem über Jahre aufgebauten Know-how verabschieden.

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Ein Benachrichtigungssystem wie IFS Streams informiert proaktiv über wichtige Änderungen oder notwendige Aktionen (Quelle: IFS).

Mobile Prozesse müssen durchgängig unterstützt werden

Ein Garant für Agilität ist Mobilität. Deshalb ist es heute eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dass eine ERP-Software mobile Prozesse durchgängig unterstützt. Die Anwender müssen alltägliche Aufgaben unkompliziert mit Apps erledigen können - sei es Kundendaten abrufen, Reisekosten abrechnen, das Arbeitszeit-Reporting erstellen oder Business-Intelligence-Auswertungen einsehen. Ihre Business Software sollte ihnen dazu Apps zur Verfügung stellen, die sich bei Bedarf einfach aus einem App-Store herunterladen und nach ihrer Installation sofort intuitiv nutzen lassen. Zudem sollten die Mitarbeiter auch die Möglichkeit haben, die Unternehmenssoftware auf Notebooks und durch eine touchfähigen Anwender-Oberfläche auch auf Tablets zu nutzen, auch Smartphones und –watches sollten eingebunden sein.

Da immer mehr Unternehmen global tätig sind, benötigen sie heute auch eine globale ERP-Lösung. Sie muss eine weltweite Konsolidierung unterstützten und es ermöglichen, das Unternehmen länder-, währungs- und sprachübergreifend zu steuern. Nur wenn weltweite Projekte effizient abgebildet und realisiert werden können und auch komplexe Matrix-Organisationen die optimale Unterstützung erhalten, bietet eine Business-Software die richtigen Tools für Global Player und setzt einer künftigen Expansion keine Grenzen.

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: Eine moderne ERP-Lösung sollte den Nutzern alle Informationen, auf einen Blick präsentieren – auch mobil (Quelle: IFS).

Agilität auch im IT-Betrieb ermöglichen

Eine moderne ERP-Software sollte aber nicht nur beim Endanwender, sondern auch im IT-Betrieb für große Agilität sorgen. Das kann sie gewährleisten, wenn sie sich durch Konfiguration statt Programmierung flexibel an die individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Auf diesem Weg können die Anwenderunternehmen ihre Modifikationen am Quell-Code der Software ganz erheblich reduzieren bzw. vermeiden.

Darüber hinaus lässt sich der Pflegeaufwand durch eine innovative Schichtenarchitektur senken. Sind Source Code, Lokalisierungen, Erweiterungen und Modifikationen in Form verschiedener Schichten voneinander getrennt, lassen sich Upgrades und Erweiterungen deutlich schneller, effizienter und kostengünstiger realisieren. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Unternehmen, die von einer klassischen Drei-Schicht-Architektur auf ein derartiges Modell umgestiegen sind, den zu pflegenden Source Code um 40 Prozent reduzieren konnten. Daraus resultieren nicht nur erhebliche Effizienz-Vorteile im Betrieb und eine stark verbesserte TCO, sondern auch eine erhöhte Sicherheit bei der Nutzung der Software.

Last but not least muss eine zukunftsfähige ERP-Lösung die Anwenderunternehmen bei ihren Cloud-Strategien unterstützen. Dazu sollte sie die unterschiedlichsten Szenarien abdecken können – von kompletten Vor-Ort-Installationen (On-Premise) über die Auslagerung der Infrastruktur in die Cloud (IaaS) bis hin zur gesamten Anwendung als Managed Service in der Cloud.

Auf der CeBIT 2016 können Sie sich auf dem IFS-Stand (Halle 5 – G08) von den Vorteilen einer innovativen und modernen ERP-Lösung überzeugen und IFS Applications „live“ erleben.

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