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9 Tipps: So bleiben die besten Mitarbeiter an Bord

Es muss nicht immer mehr Geld oder ein fetter Dienstwagen sein: Mit diesen Tipps bleiben Ihre besten Mitarbeiter auch an Bord. Und erfahren Sie, was hinter der Zwei-Pizza-Regel steckt.

14.06.2016 Lisa Hegemann
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Gute Mitarbeiter zu halten, ist gar nicht so einfach. (Foto: Shutterstock)

"Nicht jeder Spieler funktioniert unter jedem Trainer"

Wenn ein guter Mitarbeiter geht, bedeutet das einen doppelten Verlust für ein Unternehmen: Es verliert nicht nur eine kompetente Arbeitskraft, sondern muss auch Zeit investieren, um eine neue zu finden und aufzubauen. Und das ist teuer: Um eine neue Stelle zu besetzen, fallen laut Schätzungen etwa 40 Prozent des Jahresgehalts des neuen Mitarbeiters an - für Stellenanzeigen, für Bewerbungsgespräche, für die Einarbeitung.

Um diese Kosten zu reduzieren, lautet das einfachste Mittel: Binde deinen Mitarbeiter an dein Unternehmen. Das gilt vor allem für die guten, denn die kannst du nur schwer ersetzen. Die erste Frage, die es deshalb zu beantworten gilt: Was macht einen guten Mitarbeiter aus? Eine einfache Definition gibt es dafür leider nicht. Es gibt aber Anhaltspunkte, an denen Unternehmen gute Mitarbeiter erkennen können.

Dominic Multerer, der als Berater für Führungskräfte arbeitet, vergleicht Betriebe mit einem Fußballteam: "Nicht jeder Spieler funktioniert gut unter jedem Trainer", sagt er. Das mache aber den Mitarbeiter nicht schlecht. Ein Chef muss deshalb erst einmal herausfinden, welcher Art Mensch in sein Team passt und wie er das Beste aus ihm herausholt.

Welcher Mitarbeiter passt in mein Team?

Betriebswirte haben dafür eine ganz eigene Form der Bewertung entwickelt: die sogenannte ABC-Analyse. Sie beurteilt Mitarbeiter auf Basis ihrer Leistungen. Das Forschungsinstitut Gallup unterteilt sie in Mutmacher (A), Mitmacher (B) und Miesmacher (C). Ein Chef kann anhand verschiedener Kriterien erkennen, zu welcher Gruppe sein Angestellter gehört: So arbeitet A gewöhnlich selbstständig und gilt als visionär, B folgt den Anweisungen und C bremst die anderen eher aus.

In deutschen Unternehmen fallen nach Schätzungen von Gallup nur 16 Prozent der Mitarbeiter in die Kategorie A. 68 Prozent zählen zu den Mitmachern und wiederum 16 Prozent zu den Miesmachern. "Die Spreizung von A- bis C-Mitarbeitern ist sehr viel größer, als ein durchschnittlicher Arbeitgeber glaubt", sagt Personalberater Jörg Knoblauch im Gespräch mit t3n. Wenn ein Mitarbeiter also in Kategorie A fällt, dann sollte ein Unternehmen alles machen, um ihn zu halten.

Dass das derzeit nicht einfach ist, belegt eine aktuelle Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft. Demnach haben im vergangenen Jahr fast ein Drittel der Beschäftigten ein neues Arbeitsverhältnis angefangen oder beendet - fünf Prozent mehr als noch 2011. Der Grund dafür ist simpel: Je weniger Arbeitslosigkeit herrsche, desto eher wechselten Arbeitnehmer ihren Job, wie IW-Experte Holger Schäfer der "FAZ" sagte.

Mitarbeiter halten: So geht's

Digital Insights hat neun Tipps zusammengetragen, mit denen es mit der Mitarbeiterbindung trotzdem klappen kann.

1. Rede mit deinen Mitarbeitern

Um zu verstehen, welche Ziele ein guter Beschäftigter anstrebt, hilft nur eins: Reden. "Es klingt banal", sagt Dominic Multerer, "aber am Ende musst du mit deinen Mitarbeitern sprechen." Statt eines Jahresgesprächs regt der Experte monatliche Feedback-Runden mit dem Beschäftigten an. Dadurch weiß der Chef, was den Mitarbeiter stört, und kann darauf reagieren.

Der Vorgesetzte muss sich zudem mit der Entwicklung des Mitarbeiters auseinandersetzen. Nur jeder dritte Beschäftigte gibt an, aus einem Dialog mit seinem Chef tatsächlich etwas Nützliches für seine Arbeit mitgenommen zu haben, wie der "Engagement Index 2015" von Gallup zeigt. Statt sich ausschließlich auf die Stimmung des Mitarbeiters und seine Wünsche zu konzentrieren, sollte sich das Gespräch deshalb auch darum drehen, was der Beschäftigte konkret besser machen kann und wie er neue Ziele erreicht. Denn wenn ein A-Mitarbeiter das Gefühl hat, sich nicht mehr weiterentwickeln zu können, dann besteht die Gefahr, dass er sich nach einem Unternehmen umguckt, bei dem er neue Herausforderungen angehen kann.

Aber Achtung: Während der eine sich über Mitarbeitergespräche freut, nerven sie den anderen eher. "Das Gespräch darf kein Muss sein", so Multerer. Das führe bei manchen Mitarbeitern eher zu Unzufriedenheit als zu einer guten Arbeitsatmosphäre. "Es ist wichtig, auf die individuellen Wünsche einzugehen." Statt ein Mal im Jahr ein Gespräch anzusetzen, solle ein Chef regelmäßig Dialogangebote machen - und den Mitarbeiter entscheiden lassen, ob er diese annehmen will oder nicht.

2. Höre auf deine Mitarbeiter

Wenn du einen Mitarbeiter schätzt, hole seine Meinung ein. Oft baue ein Beschäftigter jahrelang eine Kompetenz auf und sammle Erfahrung, aber niemand nehme ihn ernst, wenn er einen Prozess kritisiere, sagt Multerer. "Ich habe es erlebt, dass ein Mitarbeiter vier Jahre lang in einem Unternehmen arbeitete und einen Vorschlag einbrachte, wie sein Arbeitgeber etwas besser machen könnte", so der Experte. Der Chef reagierte mit den Worten: "Netter Vorschlag, aber machen wir schon immer so." Eine solche Aussage vermittelt den Eindruck, dass die Meinung des Mitarbeiters nicht zählt - und das kann ihn frustrieren.

Um das zu vermeiden, sollte sich der Vorgesetzte den Vorschlag sehr genau anhören. Denn: Wer lange für dich arbeitet, wird einen guten Grund haben, wenn er einen Prozess verändern will. Sollte die Idee trotzdem nicht passen, musst du dein "Nein" gut begründen. Dadurch vermittelst du dem Mitarbeiter, dass du seinen Vorschlag ernst genommen hast.

3. Frage nach deinen eigenen Schwächen

Als Chef musst du dich auch deinen eigenen Fehlern stellen. Deine Mitarbeiter werden sie am besten kennen - frage sie, was du noch besser machen kannst. "Ein Vorgesetzter ist nicht unfehlbar", sagt Personalberater Knoblauch. In Gesprächen sei es daher wichtig, auch die eigenen Schwächen herauszufinden und herauszufiltern, woran man noch arbeiten kann. Gerade wenn ein Mitarbeiter mit seinem Chef unzufrieden ist oder sich unfair behandelt fühlt, können durch offene Fragen wie "Was kann ich noch besser machen?" Probleme angesprochen werden.

Allerdings: Nicht jeder Mitarbeiter äußert gerne direkt Kritik. Für ein ehrliches Feedback können daher ein anonymer Fragebogen oder eine Onlineumfrage helfen. Am Ende geht es aber nicht nur um die Frage nach Feedback, sondern auch um den Umgang damit. Wenn dich ein Mitarbeiter kritisiert, rechtfertige dich nicht. Frage stattdessen genau nach, was ihn stört, und überlege dir später in Ruhe, wie du deine Schwächen ausbügeln kannst. Wenn du diese Schwächen nicht erkennen kannst, frage andere, wie sie die Situation einschätzen. Solltest du danach das Gefühl haben, es handle sich gar nicht um eine Schwäche oder um einen Fehler, suche erneut das Gespräch, zeige aber trotzdem Respekt vor der Meinung deines Mitarbeiters.

Warum das wichtig für die Mitarbeiterbindung ist? Weil jeder vierte Beschäftigte 2015 wegen seines Chefs gekündigt hat.

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Wenn sich ein Mitarbeiter wohlfühlt, wird er seltener gehen. (Foto: © Alexander Klebe / Crunchbase)

4. Sorge für ein gutes Betriebsklima

Nichts ist Mitarbeitern wichtiger als das Betriebsklima. Es gilt als der bedeutendste Aspekt, um einen Beschäftigten an das eigene Unternehmen zu binden, wie eine Umfrage des Arbeitsministeriums zeigt. Auf einer Skala von eins bis fünf, also von unwichtig bis sehr wichtig, bewerten die Befragten das Betriebsklima mit 4,3 - noch vor Gehalt und persönlichem Kontakt.

"Eine familiäre Atmosphäre schaffen Unternehmen, indem sie das Gefühl von Zusammenhalt kreieren", sagt Jörg Knoblauch. Er berichtet von einem Software-Unternehmen, bei dem der Chef die Devise "Weg von der Work-Life-Balance hin zum Work-Life-Blend" ausgegeben hat. Statt aus Arbeit und Freizeit einen Gegensatz zu machen, will er die beiden Felder zusammenbringen: durch gemeinsames Kochen, durch Volleyballspielen, durch Mountainbike-Touren, durch kostenlosen Cappuccino. "Es geht dabei um Kreativität, um den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie mir etwas wert sind", sagt er.

Dominic Multerer bezeichnet das als "Mitarbeiter-Service". Genau wie der Kundenservice solle dieser einen Mehrwert für den Beschäftigten bieten. "Wenn du eine Kantine und einen Kindergarten baust, machst du das Leben für den Mitarbeiter bequemer", sagt Multerer. Bei der Bindung kann das durchaus eine Rolle spielen - wer will sich schon um einen Kindergartenplatz kümmern, wenn er ihn bisher automatisch erhielt?

5. Sei transparent

Ob bei der Budgetplanung, dem nächsten großen Projekt oder der allgemeinen Strategie – viele Entscheidungen trifft ein Chef allein oder gemeinsam mit der nächsten Management-Ebene. Die Mitarbeiter informiert er dagegen erst, wenn alles schon beschlossene Sache ist. Für die Identifikation mit dem Unternehmen kann sich das negativ auswirken: Der Beschäftigte bekommt dadurch den Eindruck, dass über seinen Kopf hinweg entschieden wird, dass seine Meinung keinen Einfluss hat, dass er ohnehin nichts verändern kann. Das sorgt für Distanz zum Arbeitgeber.

Transparenz ist deshalb ein wichtiges Mittel, um gute Mitarbeiter zu halten. "Wenn du dich als Chef hinsetzt und deinem Mitarbeiter erklärst, was du für nächstes Jahr planst und warum, schaffst du eine Bindung zu deinem Unternehmen", erklärt Multerer. Viele Firmen sprächen nie über ihre Ziele oder Veränderungen. Die Mitarbeiter stehen deshalb oft ratlos vor den neuen Aufgaben, ohne zu wissen, warum sie überhaupt angeleiert wurden. Deshalb sollte die Führungskraft viel kommunizieren: "Wenn ein Chef etwas verändern will, sollte er auch die Meinung der Mitarbeiter einholen", sagt der Experte. Denn: Wer seine eigene Zukunft mitgestaltet, wird prinzipiell zufriedener sein.

6. Es muss nicht immer ein neuer Jobtitel sein

Manche Theorien der Verhaltensforschung haben es aus der Psychologie in den Arbeitsalltag geschafft. Dazu zählt beispielsweise das Belohnen nach B.F. Skinner: Für eine richtig ausgeführte Tätigkeit gibt es eine Anerkennung, einen Preis, eine Würdigung. Beispiel: Wer gute Arbeit leistet, der erhält mehr Geld oder wird befördert. Prinzipiell macht ein Unternehmen damit erst einmal nichts falsch. Doch statt alle Mitarbeiter mit denselben "Incentives", wie sie in der Fachsprache so schön heißen, zu locken, sollte es individuelle Anreize finden.

Das lässt sich besonders gut am Beispiel der Beförderung belegen. Viele Chefs wollen ihrem Firmenprimus einen Gefallen tun, wenn sie ihn in eine höhere Position beordern. Allerdings solltest du dir immer die Frage stellen, ob der Mitarbeiter das tatsächlich auch will. Denn nicht jeder will mehr Verantwortung, nicht jeder will Chef sein. Einem Mitarbeiter, der mit seiner Position glücklich ist, kannst du auch anders deine Wertschätzung zeigen - zum Beispiel mit mehr Gehalt.

Doch es gilt: Geld ist nicht alles. "Es gibt Menschen, die reagieren auf Geschenke, es gibt Menschen, die reagieren auf gute Worte", sagt Jörg Knoblauch. Ein Chef müsse herausfinden, was für seine Mitarbeiter zählt. So brauche der extrovertierte Verkäufer sehr wahrscheinlich eine andere Art der Belohnung als der introvertierte Controller, mahnt Knoblauch. Das kann alles sein - eine Weiterbildung, mehr Urlaub, eine interne Anerkennung wie "Mitarbeiter des Monats".

7. Das Ein-Minuten-Lob

Auch wenn ein gutes Wort erst einmal nicht nach einer sonderlich hochwertigen Belohnung klingt: Wertschätzung sollte ein Arbeitgeber nicht nur materiell zeigen. Zu oft gilt in Unternehmen noch die Devise: "Wenn ich nichts kritisiere, ist das doch Lob genug."

Dabei stellen Lob und Dank einen einfachen, aber effektiven Weg dar, um dem Mitarbeiter das eigene Wohlwollen auszudrücken. Jörg Knoblauch hat dafür in seinem Unternehmen das "Ein-Minuten-Lob" etabliert: Die Führungskräfte in seiner Firma hält er dazu an, jeden Tag einen Mitarbeiter zu loben. Es geht dabei nicht um ausufernde Hymnen, sondern um kurze Aufmerksamkeiten. Hat der Mitarbeiter eine tolle Powerpoint-Präsentation gehalten? Einen neuen Kunden gewinnen können? Oder einem anderen Beschäftigten geholfen? All das kann als Grund schon ausreichen.

Allerdings sollte das Lob auch nicht täglich kommen, sonst nutzt es sich ab. Dann wird es nicht mehr als Wertschätzung erkannt, sondern als Floskel. Aber jeden Tag einen Mitarbeiter zu loben, bedeutet ja nicht, jeden Tag denselben Mitarbeiter zu loben.

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Oh, oh, das sind aber definitiv zu viele Pizzen – zumindest laut Jeff Bezos. (Foto: Shutterstock)

8. Die Zwei-Pizzen-Regel: Mach das Team nur so groß, dass du noch jeden kennst

Um tatsächlich zu wissen, was deine Mitarbeiter wollen, musst du sie persönlich kennen. Amazon-Gründer Jeff Bezos hat in seinem Konzern dafür die so genannte "Zwei-Pizzen-Regel" eingeführt: Ein Team sollte immer nur so groß sein, dass zwei Familienpizzen für alle Mitglieder ausreichen. Umgerechnet bedeutet das: höchstens 20 Mitarbeiter pro Team.

Wie das mit der Firmenbindung zusammenhängt? "Eine Führungskraft muss wissen, wie es einem Mitarbeiter gerade geht", so Multerer. Das könne man zwar nicht von einem Chef mit 300 Mitarbeitern erwarten, aber genau dafür gebe es Abteilungsleiter. Ihre Aufgabe sei es, die Stimmung ihres Teams zu kennen. Für Multerer ist das eine entscheidende Führungsqualität: "Wenn du nicht weißt, wie es deinem Mitarbeiter geht, dann bist du kein guter Chef", sagt er. "Ein Abteilungsleiter hat mitzubekommen, wenn ein Beschäftigter unzufrieden ist."

9. Rekrutiere mithilfe deiner Mitarbeiter

Musst du doch mal einen neuen Mitarbeiter einstellen, beziehe deine anderen Beschäftigten mit in den Auswahlprozess ein und frage sie, wen sie empfehlen. Das hat gleich zwei Vorteile für das Unternehmen: Erstens kannst du so viel gezielter Personen ansprechen, die für die Firma interessant sein können. "Die meisten Einstellungen entstehen nicht über Bewerbungen, sondern über Empfehlungen", sagt Knoblauch. Denn ein Mitarbeiter wird niemanden empfehlen, von dem er nichts hält.

Und zweitens sorgst du wieder für ein Stück mehr Bindung zu deinem Betrieb, wenn du den Freund eines Mitarbeiters einstellst. "Wenn er seine Freunde im Unternehmen hat, wird er es seltener wieder verlassen", sagt Knoblauch.

Fazit

Kommunikation, Wertschätzung, Mitbestimmung: Das sind die drei Grundprinzipien, die jede Führungskraft berücksichtigen sollte. Ein Chef sollte immer ein offenes Ohr für die Probleme und Wünsche seiner Mitarbeiter haben. Gerade bei einem Overperformer sollte ein Unternehmen ganz genau hinhören. Sucht er neue Herausforderungen, biete sie ihm; will er mehr eingebunden werden, frage nach seiner Meinung; kritisiert er dich, versuche, darauf einzugehen. Am Ende muss aber auch immer die Atmosphäre im Unternehmen stimmen - sonst bringt alle Aufmerksamkeit nichts.

Sollte das alles doch nichts helfen, um den Mitarbeiter zu halten, sei hier noch ein letzter Tipp gegeben: Bleibe in Kontakt mit ehemaligen Beschäftigten, die du gerne behalten hättest. Nach Schätzungen von Jörg Knoblauch funktionieren etwa 50 Prozent der Arbeitsplatzwechsel nicht. Er rät deshalb, auch nach der Kündigung eines Mitarbeiters regelmäßig mit ihm zu sprechen und ihn zu fragen, wie es ihm geht. Dabei sollte ein Chef die Option der Rückkehr immer aktiv anbieten.

Wenn es sich ein Unternehmen leisten kann, solle es die Stelle sogar zwei bis drei Monate lang nicht wieder besetzen. Denn: „Das Schönste, das passieren kann, ist, dass ein guter Mitarbeiter in das Unternehmen zurückkehrt“, so Knoblauch. Das Beste ist natürlich, ihn gar nicht erst zu verlieren.

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