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10 Tipps für effizientere Meetings

Meetings gehören für die meisten zum Daily-Business. Diese zehn Tipps bringen frischen Wind in die Meeting-Kultur.

Effizienz versus Effektivität

Mit Effizienz ist hierbei das Verhältnis von Input – also die Energie, die für Planung, Vorbereitung und Durchführung des Meetings aufgewendet wird – zum Output gemeint. Mit einem möglichst geringen zeitlichen Aufwand möchtest du ein Maximum an Ergebnissen erzielen. Oder auch: mit einem möglichst kleinen Team einen großen Berg an Aufgaben bewältigen. Meetings müssen dazu gut vorbereitet werden, von der Auswahl der Teilnehmer bis zur Agenda. Doch dazu später mehr.

Unter dem Gesichtspunkt der Effektivität betrachten wir hingegen, wie sehr uns das Meeting – und die hier beschlossenen Mittel und Maßnahmen – letztlich dabei geholfen haben, unser übergeordnetes Ziel zu erreichen.

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Schlechte Meetings sind teuer: 37 Mrd.$ kosten sie Unternehmen schätzungsweise p.a. (Foto: Ivan Milovanov / photobucket)

In Sachen Meetings ist die Effizienz stets der Effektivität untergeordnet. Denn es wäre sinnlos, sich einerseits höchst effizient zu besprechen, andererseits aber überstürzte Entscheidungen zu treffen, die am Ende zu schlechten, also ineffektiven Maßnahmen führen. Umgekehrt ist niemandem damit gedient, in effektiven, also letztlich zielführenden Meetings zu sitzen, die aber aufgrund schlechter Vorbereitung oder Moderation sehr lang andauern.

Zielführend ist wie so häufig nur der Mittelweg: eine Kombination aus Effizienz und Effektivität. Wer das verinnerlicht, kann an gleich zwei Stellschrauben drehen, um Meetings endlich produktiv zu machen.

Das beginnt bei der Frage: Muss es überhaupt ein Meeting sein?

To meet or not to meet?

Stell dir vor, es wäre keine Option, eine klassische Besprechung einzuberufen – dieser Kommunikationskanal stünde dir nicht zur Verfügung. Was würdest du stattdessen tun? Wen müsstest du per E-Mail kontaktieren, wen anrufen, um an den benötigten Input zu gelangen? Wen solltest du persönlich treffen, um gewünschte Entscheidungen herbeizuführen?

Mit Hilfe dieses Gedankenexperiments kannst du herausfinden, ob ein Meeting überhaupt der beste, also effektivste Kommunikationskanal für dein Vorhaben ist. Die Faustregel: Erst wenn digitale Kanäle, ein Vieraugengespräch oder auch ein Arbeitsessen nicht ausreichen, solltest du an den großen Tisch einladen.

Kleiner Kreis statt große Runde

Und auch dieser Tisch darf nicht zu groß werden. Denn je mehr Teilnehmer bei einem Meeting dabei sind, umso schwieriger und langwieriger wird der Entscheidungsfindungsprozess. Grundsätzlich haben nur zwei Arten von Personen in deinem Meeting etwas zu suchen: Zum einen Kollegen, die Essenzielles zum Inhalt beitragen können, und zum anderen Entscheidungsträger.

Nehmen wir an, du organisierst die nächste Firmenfeier. Die Rahmenbedingungen – Termin, Budget, Location, Moderation, Ansprachen, Showeinlagen, Musik etc. – klärst du zuerst persönlich mit der Geschäftsführung ab, dann folgt das Brainstorming gemeinsam mit den Hauptverantwortlichen deines Organisationsteams. Die besten Vorschläge aus dieser Runde diskutierst du bei einem zweiten Gesprächstermin mit der Geschäftsführung, damit diese für jeden einzelnen Programmpunkt eine verbindliche Entscheidung treffen kann. Bis hierhin ist es absolut unnötig, ein großes Meeting einzuberufen, denn der anfängliche Input aus dem Team lässt sich besser gezielt abfragen, und die Entscheidungskompetenz liegt allein bei der Geschäftsführung. Erst, wenn das geplante Vorgehen bereits in Grundzügen steht, erfolgt das Meeting im großen Kreis: Nun informierst du das gesamte Orgateam über die Entscheidungen der Geschäftsführung und ihr definiert Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines.

Meetings sind kein Kaffeekränzchen

Wer weder wichtigen Input liefern noch die benötigten Entscheidungen fällen kann, zieht ein Meeting in der Regel nur unnötig in die Länge und bleibt daher von vornherein draußen.

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Richtig viel Spaß? Unter Umständen nicht die beste Voraussetzung für ein produktives Meeting. Denn so dauert’s länger. (Foto: Geber86 / iStock)

Ein Meeting sollte niemals den Charakter einer generellen Informationsveranstaltung bekommen. Wenn du viele Menschen gleichzeitig informieren möchtest, solltest du eher eine Versammlung einberufen. Business-Besprechungen sind auch nicht der richtige Ort, um Geburtstage zu feiern, Kaffee und Kuchen zu genießen oder auf Jubiläen anzustoßen. Der richtige Zeitpunkt hierfür wäre im Anschluss an eine Besprechung oder generell nach der Arbeitszeit. So können die Kollegen selbst entscheiden, ob sie sich die Zeit für ein informelles Beisammensein nehmen möchten und deshalb erst verspätet nach Hause kommen – oder eben nicht.

Der Unterschied zwischen Meeting und Socializing innerhalb des Unternehmens muss klar kommuniziert werden. Ein Meeting ist ein Muss, Socializing eine Option.

Die 48-Stunden-Regel

Wenn die Teilnehmerliste steht, kannst du beginnen, das Meeting inhaltlich vorzubereiten. Dabei ist es unabdingbar, dass du rechtzeitig – und das bedeutet spätestens 48 Stunden vor Beginn des Meetings – die Agenda aussendest. Die Teilnehmer sollen früh genug wissen, was sie erwartet und vor allem, was sie selbst vorbereiten müssen. Darüber hinaus zwingt die Agenda auch dich als Meeting-Leader dazu, dir genau zu überlegen, worauf du mit dem Meeting hinauswillst. Das ist enorm wichtig, denn ohne klares Ziel wird dein Meeting ins Leere laufen.

Ausgehend vom übergeordneten Ziel kannst du jeden Punkt auf der Agenda dahingehend prüfen, ob er unabdingbar für das Erreichen dieses Ziels ist. Ist das der Fall, hat der Punkt höchste Priorität und muss im Meeting unbedingt bearbeitet werden.

In unserem Firmenfeier-Beispiel ist das übergeordnete Ziel des Meetings die Organisation eines beeindruckenden Events. Höchste Priorität hat dabei die Buchung eines Veranstaltungsortes, denn ohne Location kein Event. Auch der Menüplan ist zentral, da gutes Essen zu einer gelungenen Firmenfeier unbedingt dazugehört.

Punkte, die zwar wichtig für die Zielerreichung, aber nicht zeitkritisch oder alternativlos sind, erhalten hohe Priorität – sie können, falls alle Stricke reißen, auch auf das nächste Meeting vertagt werden. Hierzu gehören in unserem Beispiel-Meeting etwa die Wahl des Moderators oder der Showact: Sie sind zwar wichtig für die Qualität des Events, können aber auch in der Umsetzungsphase noch geändert werden, ohne die Firmenfeier grundsätzlich in Frage zu stellen.

Die Agenda als 5-Gang-Menü

Wie ordnest du die Punkte unterschiedlicher Priorität nun auf der Agenda an? Stell dir einfach ein mehrgängiges Menü vor: Die Vorspeise sollte ein Punkt hoher Priorität sein, der nicht viel Besprechungszeit in Anspruch nimmt. In unserem Beispiel könnte dies die Location für die Firmenfeier sein. Du gibst eine Auswahl an Veranstaltungsorten vor, diskutierst sie kurz mit den Teilnehmern, nennst das Budget und teilst die Aufgabe einem Verantwortlichen zu. So hast du rasch ein erstes Ergebnis im Meeting erreicht und alle sind motiviert, in diesem Tempo weiter zu machen.

Die weiteren Punkte sollten nach absteigender Priorität geordnet werden. Überlege aber im Vorfeld, welche Themen besonders viel Diskussionsstoff liefern, und plane nicht mehr als zwei dieser strittigen Punkte pro Meeting ein. Das Dessert besteht dann aus einer kurzen Evaluation: Jede Besprechung braucht ein Resümee, das die getroffenen Entscheidungen noch einmal festhält und einen Ausblick auf künftige Arbeitsschritte gibt.

"Wozu das Ganze?" – Ziele klären

Beim Festlegen der Agenda solltest du dir ein gewisses Maß an Flexibilität bewahren. Denn nur wenn die Meeting-Teilnehmer sich von deiner Herangehensweise abgeholt fühlen, wird das Meeting kooperativ und produktiv ablaufen. Bitte die Teilnehmer also ruhig um Feedback zu deiner Tagesordnung: Deine Aufgabe als Leader ist es, Änderungswünsche einzuarbeiten, wenn es aus deiner Sicht für die Zielerreichung im Meeting sinnvoll ist. Sind die Vorschläge relevant, führen aber zu Themen, die nicht in diesem Meeting besprochen werden sollen, musst du andere Kommunikationskanäle dafür finden.

Übrigens: Gar nicht auf die Agenda deines Meetings gehören unangenehme Entscheidungen, die du nicht alleine treffen möchtest, obwohl du der Entscheidungsträger bist. Indem du das Meeting durch ungeeignete Inhalte in die Länge ziehst, stiehlst du den Teilnehmern Zeit. Wenn du keinerlei relevanten Input von ihnen erwartest, steht das Thema im Meeting auch nicht zur Debatte.

Und nicht nur die Agenda muss den Teilnehmern bekannt sein. Jeder von ihnen sollte auch Ziel und Zweck des Meetings genau kennen. Spiele nicht mit verdeckten Karten – offene Kommunikation spart dir Zeit, indem unbrauchbare Wortspenden während des Meetings von vornherein vermieden werden und die Teilnehmer die vorgebrachten Argumente und Lösungsvorschläge immer direkt im Hinblick auf die Zielvorstellung und Umsetzbarkeit prüfen können.

Meetingzeit: So lange wie nötig, so kurz wie möglich

Es ist ratsam, die Dauer des Meetings so lang wie nötig und so kurz wie möglich zu kalkulieren. Stimme die Punkte auf deiner Agenda stets mit den zeitlichen Ressourcen ab. Versuche einzuschätzen, wie viel Zeit die einzelnen Themen in Anspruch nehmen werden. Halte dich auch während des Meetings an deinen Plan. Wenn dir das schwer fällt, mach bitte einen deiner pünktlichen und durchsetzungsfähigen Teilnehmer zum Zeitwächter. Brauchen Besprechungen und Entscheidungen dennoch viel mehr Zeit als geplant, beraume ein weiteres Meeting an.

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Die Besprechungszeit für einzelne Punkte auf der Agenda sollte im Voraus geschätzt und während des Meetings einhalten werden. (Foto: slobo / iStock)

Neben der guten Vorbereitung ist die Moderation eines Meetings der wichtigste Schlüssel zu mehr Effizienz. Auch hier bist du als Meeting-Leader gefordert: Nimm die Sache in die Hand. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer ihre ungeteilte Aufmerksamkeit auf das Gespräch richten und nicht durch Handy, Laptop oder sonstige Störer abgelenkt sind. Vielredner müssen in ihre Schranken gewiesen werden, um den meist sehr wertvollen Inputs ruhiger, bedachter Teilnehmer Raum und Zeit zu geben. Nebenbei gilt es, Konsens herbeizuführen, thematische Abschweifungen schnell zu unterbinden und dabei stets die Zeit im Blick zu behalten. Die Moderation eines Meetings ist eine große Herausforderung, die viel Übung und Erfahrung verlangt.

Die zielführende Moderation ist extrem wichtig

Am wichtigsten für die Moderation ist Folgendes: Gib unmittelbar nach der Begrüßung bekannt, was der Schwerpunkt des Meetings ist und welches Ziel auf alle Fälle erreicht werden muss. Auch die Dauer des Meetings solltest du ansprechen. Die einzelnen Punkte auf der Agenda kannst du jeweils mit zwei bis drei Sätzen eröffnen – im Anschluss können alle Teilnehmer ihre Meinung beziehungsweise ihren Input kundtun.

Ruhige Menschen sind meist auch introvertierte Meeting-Teilnehmer. Du kannst sie aus der Reserve locken, indem du sie gezielt ansprichst und nach ihrer Erfahrung mit dem Themengebiet fragst. Stelle offene Fragen, die eine in Sätzen formulierte Antwort zulassen. Vermeide geschlossene Fragen, die nur mit einem Ja oder Nein zu beantworten sind. In unserem Meeting-Beispiel könnte eine derartige Frage lauten: "Martin, basierend auf deiner Erfahrung, welche Argumente würdest du in die Verhandlung mit dem Caterer einbringen?" Vielredner musst du höflich, aber bestimmt bitten, auch den anderen Teilnehmern zuzuhören und sich nicht nur auf ihren eigenen Input zu konzentrieren.

Konsensfindung beschleunigen, Abstimmungen vermeiden

Bei kontroversen Themen delegierst du die Aufgabe des Moderators besser an eine neutrale Person. Versuche, in kontroversen Punkten stets einen Konsens zu erreichen. Dank verschiedener Methoden kannst du auch im Entscheidungsfindungsprozess kräftig an der Effizienzschraube drehen und einen raschen Konsens erzielen.

Reine Abstimmungen über ein geplantes Vorgehen sind nicht zu empfehlen: Sie machen aus der Minderheit stets „die Verlierer“. Ein Konsens hingegen ermöglicht, dass jeder Teilnehmer die Entscheidung aus logischen Gründen nachvollziehen und akzeptieren kann – und das wiederum ist unglaublich wichtig für die Motivation in der Umsetzungsphase.

Apropos Umsetzung: Die größten Meeting-Schmerzen entstehen oft, weil die besprochenen Aufgaben und Zuständigkeiten zwar protokolliert, dann aber nicht erledigt werden. Vermeiden lässt sich dies, indem du jeden Teilnehmer noch am Besprechungstisch mündlich zusammenfassen lässt, welche Aufgaben er für sich definiert hat und was als nächstes zu tun ist. Das schafft persönliches Involvement und Verantwortungsbewusstsein.

Fazit

Meetings erfordern wie alle Kommunikationsmaßnahmen eines Unternehmens genaue Planung und Vorbereitung. Effektivität ist die höchste Prämisse: Das Ergebnis zählt. Idealerweise lässt sich ein effektives Meeting mit einem effizienten, das heißt zeitliche und personelle Ressourcen sparenden Ablauf verbinden. Für dich als Meeting-Leader liegen die Schlüssel hierzu in a) einer guten und gründlichen Organisation und b) in der konsequenten Moderation. Zwei Aufgaben, die dich zwar auch Zeit und Nerven kosten werden – die sich aber langfristig durch bessere, schnellere und produktivere Meetings mehr als auszahlen werden.

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